Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące przechowywania dokumentacji elektronicznej?
Przechowywanie zapisów elektronicznych to nic innego jak skonfigurowanie systemu do tworzenia kopii zapasowych ważnych danych w miejscu pracy, a dobrą wiadomością jest to, że wiele z nich można wykonać automatycznie przy odpowiedniej konfiguracji. Jednak wiele firm popełnia błąd, tworząc kopie zapasowe swoich cennych dokumentów na wielu serwerach, co może stworzyć setki, a nawet tysiące duplikatów plików, które zajmują miejsce i ostatecznie spowalniają serwer. To samo można powiedzieć o tradycyjnych kopiach zapasowych, takich jak dokumenty i dyski kompaktowe - absolutnie nie ma sensu utrzymywać powtarzalnych kopii zapasowych po wdrożeniu solidnego systemu przechowywania zapisów elektronicznych. Specjalista z doświadczeniem w technologii internetowej zwykle dąży do stworzenia takiego systemu, a ponieważ tworzenie kopii zapasowych online jest zwykle częścią pakietu przechowywania dokumentacji elektronicznej, informacje należy chronić na zawsze.
Przed wdrożeniem programu przechowywania dokumentacji elektronicznej ważne jest, aby użytkownicy dokładnie zastanowili się, co należy przechowywać w wielu lokalizacjach. Na przykład pliki biznesowe, do których ma dostęp wielu pracowników w ciągu dnia, powinny być zapisywane w każdym systemie komputerowym, ale pliki dotyczące byłych klientów lub informacje podatkowe powinny być bezpiecznie schowane na komputerze mainframe, ponieważ ten typ plików jest rzadko potrzebny. Inną ważną funkcją programu do przechowywania zapisów elektronicznych jest możliwość usuwania niepotrzebnych plików po pewnym czasie, aby utrzymać ogólną sieć w sposób możliwie najbardziej uporządkowany. Te zadania nie tylko pomagają usprawnić szybkość, z jaką informacje mogą być dystrybuowane w całym miejscu pracy, ale także ustanawiają standardy, których każdy pracownik powinien przestrzegać przy przetwarzaniu danych firmy.
Innym kluczowym aspektem przechowywania dokumentacji elektronicznej jest wdrożenie automatycznej kopii zapasowej, która odbywa się w regularnych odstępach czasu, a zadanie to można ustawić tak, aby uruchamiało się co tydzień, codziennie, a nawet o minutę, jeśli to konieczne. Oprócz umieszczania plików na scentralizowanym serwerze wiele korporacji wdraża również kopie zapasowe na dyskach zewnętrznych, dyskach zdalnych lub dysku CD (CD), aby zapewnić, że dane zawsze będą istnieć w dwóch oddzielnych, niezależnych lokalizacjach. Chociaż dla wielu proces ten wydaje się niepotrzebny, przeciążenie w obwodzie elektrycznym mogłoby skutecznie skasować każdy dysk twardy w firmie. Tworzenie kopii zapasowych online stało się szczególnie popularne, ponieważ dane są przechowywane w innym regionie geograficznym - więc nawet jeśli katastroficzne zdarzenie, takie jak huragan lub tornado zniszczyło każdy element sprzętu, informacje firmy pozostaną bezpieczne.
Innym sprytnym aspektem przechowywania zapisów elektronicznych jest fizyczna weryfikacja, czy faktycznie miały miejsce kopie zapasowe, ponieważ coś tak prostego jak uszkodzony kabel Ethernet może uniemożliwić prawidłowe zapisanie informacji. Wiele firm błędnie zakłada, że automatyczne kopie zapasowe są odporne na nieszczęście, ale po prostu tak nie jest. Osoby powinny zawsze sprawdzać, czy kopie zapasowe danych są wykonywane co najmniej raz w miesiącu lub za każdym razem, gdy wdrażany jest nowy plik lub program.