전자 기록 보존을위한 최상의 팁은 무엇입니까?

전자 기록 보존은 작업장 내에서 중요한 데이터를 백업하기 위해 시스템을 설정하는 것에 지나지 않으며 적절한 설정을 통해 자동으로 많은 데이터를 수행 할 수 있습니다. 많은 기업들이 귀중한 문서를 여러 서버에 백업하는 실수를 저 지르지 만 공간을 차지하고 결국 서버 속도를 늦추는 수백 또는 수천 개의 중복 파일을 생성 할 수 있습니다. 서류 작업 및 콤팩트 디스크와 같은 전통적인 백업에 대해서도 마찬가지입니다. 일단 건전한 전자 기록 보관 시스템이 구현되면 반복 백업을 유지하는 것은 의미가 없습니다. 인터넷 기술 경험이있는 전문가는 일반적으로 이러한 시스템을 설정하려고하며 온라인 백업은 일반적으로 전자 기록 보관 패키지의 일부이므로 정보를 영원히 보호해야합니다.

전자 기록 보존 프로그램을 구현하기 전에 사용자가 여러 위치에 저장해야 할 내용을 정확하게 고려해야합니다. 예를 들어, 하루 종일 많은 직원이 액세스하는 비즈니스 파일은 각 개별 컴퓨터 시스템에 저장해야하지만 이전 유형의 클라이언트 또는 세금 정보를 다루는 파일은 메인 프레임 컴퓨터에 안전하게 저장해야합니다. 이러한 유형의 파일은 거의 필요하지 않기 때문입니다. 전자 기록 보존 프로그램의 또 다른 중요한 기능은 일정 기간이 지나면 불필요한 파일을 제거하여 전체 네트워크를 최대한 깔끔하게 유지하는 것입니다. 이러한 작업을 수행하면 직장 전체에 정보를 신속하게 배포 할 수있을뿐만 아니라 회사 데이터를 처리 할 때 각 직원이 준수 할 표준을 설정할 수 있습니다.

전자 기록 보존의 또 다른 중요한 측면은 정기적 인 간격으로 발생하는 자동 백업을 구현하는 것입니다.이 작업은 매주, 매일 또는 필요할 때 분 단위로 실행되도록 설정할 수 있습니다. 중앙 집중식 서버에 파일을 배치하는 것 외에도 많은 회사에서는 외부 드라이브, 원격 드라이브 또는 CD (CD)에 백업을 구현하여 데이터가 항상 두 개의 독립적 인 독립적 위치에 존재하도록합니다. 많은 사람들에게이 과정은 불필요 해 보이지만 전기 회로의 과부하는 회사 내의 모든 하드 드라이브를 효과적으로 지울 수 있습니다. 데이터가 다른 지역에 저장되어 온라인 백업이 특히 인기를 얻었습니다. 허리케인이나 토네이도와 같은 치명적인 사건이 모든 하드웨어를 파괴하더라도 회사의 정보는 여전히 안전하게 유지됩니다.

전자 기록 보존의 또 다른 현명한 측면은 손상된 이더넷 코드처럼 단순한 정보로 인해 정보가 제대로 저장되지 않을 수 있기 때문에 실제로 백업이 수행되었는지 물리적으로 확인하는 것입니다. 많은 기업들이 자동 백업이 사고의 영향을받지 않는다고 잘못 생각하지만 이는 사실이 아닙니다. 개인은 항상 최소한 매월 또는 새로운 파일이나 프로그램이 구현 될 때마다 데이터가 올바르게 백업되는지 확인해야합니다.