電子記録保持のための最良のヒントは何ですか？

電子記録の保持は、職場内の重要なデータをバックアップするためのシステムをセットアップすること以外の何物でもありません。幸いなことに、適切な設定の下でその多くを自動的に達成できます。 多くの企業は、貴重なドキュメントを複数のサーバーにバックアップするというミスを犯しますが、スペースを占有し、最終的にはサーバーの速度を落とす何百または何千もの重複ファイルが作成される可能性があります。 書類やコンパクトディスクなどの従来のバックアップにも同じことが言えます。健全な電子記録保持システムが実装されたら、繰り返しバックアップを行うことはまったく意味がありません。 通常、このようなシステムをセットアップするにはインターネット技術の経験を持つ専門家が求められます。通常、オンラインバックアップは電子記録保持パッケージの一部であるため、情報は永久に保護される必要があります。

電子記録保存プログラムを実装する前に、ユーザーは複数の場所に保存する必要があるものを正確に検討することが重要です。 たとえば、1日を通して多くの従業員がアクセスするビジネスファイルは、個々のコンピューターシステムに保存する必要がありますが、このタイプのファイルはほとんど必要ないため、以前のクライアントや税務情報を扱うファイルはメインフレームコンピューターに安全に格納する必要があります。 電子記録保存プログラムのもう1つの重要な機能は、一定期間後に不要なファイルを消去して、ネットワーク全体をできるだけ整理することです。 これらのタスクは、職場全体に情報を配布できる速度を合理化するだけでなく、各従業員が会社のデータを扱うときに遵守する基準を設定します。

電子記録保存のもう1つの重要な側面は、定期的に発生する自動バックアップを実装することです。このタスクは、毎週、毎日、または必要に応じて分単位で実行するように設定できます。 多くの企業では、中央サーバーにファイルを配置するだけでなく、外部ドライブ、リモートドライブ、またはコンパクトディスク（CD）にバックアップを実装して、データが常に2つの独立した独立した場所に存在するようにします。 多くの場合、このプロセスは不要に思えますが、電気回路内の過負荷は、企業内のすべてのハードドライブを効果的に消去する可能性があります。 データが地理的に異なる地域に保存されているため、オンラインバックアップは特に人気が高まっています。ハリケーンや竜巻などの壊滅的な出来事によってハードウェアがすべて破壊されたとしても、会社の情報は依然として安全です。

電子記録保持のもう1つのスマートな側面は、実際にバックアップが行われたことを物理的に検証することです。これは、破損したイーサネットコードのような単純なものが情報の適切な保存を妨げる可能性があるためです。 多くの企業は、自動バックアップは事故の影響を受けないと誤解していますが、そうではありません。 個人は、少なくとも毎月、または新しいファイルやプログラムが実装されるたびに、データが適切にバックアップされていることを常に確認する必要があります。