電子記録保持のための最良のヒントは何ですか？

電子記録保持は、職場内で重要なデータをバックアップするシステムをセットアップすることに過ぎません。良いニュースは、その多くを適切なセットアップで自動的に達成できることです。 多くの企業は、貴重なドキュメントを複数のサーバーにバックアップするという間違いを犯しています。これにより、スペースを占有し、最終的にサーバーを遅くする数百または数千の複製ファイルを作成する可能性があります。 書類やコンパクトディスクなどの従来のバックアップについても同じことが言えます。サウンド電子記録保持システムが実装されたら、繰り返しのバックアップを維持することはまったく意味がありません。 インターネットテクノロジーエクスペリエンスを備えた専門家は通常、そのようなシステムをセットアップするために求められています。オンラインバックアップは通常、電子記録保持パッケージの一部であるため、情報は永久に保護する必要があります。

電子rを実装する前に

Ecords保持プログラムは、ユーザーが複数の場所に保存する必要があるものを正確に考慮することが重要です。 たとえば、多くの従業員が1日を通してアクセスするビジネスファイルは、個々のコンピューターシステムに保存する必要がありますが、以前のクライアントまたは税務情報を扱うファイルは、このタイプのファイルがめったに必要ないため、メインフレームコンピューターに安全に隠れる必要があります。 電子記録保持プログラムのもう1つの重要な機能は、一定の期間後に不要なファイルをパージして、ネットワーク全体を可能な限りクラッターフリーに保つことができることです。 これらのタスクは、職場全体に情報を配布できる速度を合理化するのに役立つだけでなく、各従業員が会社のデータを扱うときに順守する標準を設定します。

電子記録保持のもう1つの重要な側面は、定期的に発生する自動バックアップを実装することです。このタスクは、毎週、毎日、またはeを実行するように設定できます。必要に応じて瞬間に会場。 集中サーバーにファイルを配置することに加えて、多くの企業は、外部ドライブ、リモートドライブ、またはコンパクトディスク（CD）にバックアップを実装して、データが常に2つの独立した独立した場所に存在するようにします。 多くの人にとって、このプロセスは不要に思えますが、電気回路内の過負荷は、会社内のすべてのハードドライブを効果的に消去する可能性があります。 データが異なる地理的領域に保存されているため、オンラインバックアップは特に人気が高まっています。そのため、ハリケーンや竜巻のような壊滅的なイベントがすべてのハードウェアを破壊したとしても、会社の情報はまだ安全なままです。

電子記録保持のもう1つのスマートな側面は、バックアップが実際に行われたことを物理的に確認することです。これは、損傷したイーサネットコードのような単純なものが情報が適切に保存されないようにすることができるためです。 多くの企業は、自動バックアップが災難から免れていると誤って想定しています、しかし、それは単にそうではありません。 個人は常に、データが少なくとも毎月または新しいファイルまたはプログラムが実装されるたびに適切にバックアップされていることを確認する必要があります。