Hvad er de bedste tip til fastholdelse af elektroniske poster?

Elektronisk opbevaring er intet andet end at opsætte et system til at sikkerhedskopiere vigtige data på en arbejdsplads, og den gode nyhed er, at meget af det kan opnås automatisk under den rigtige opsætning. Mange virksomheder begår fejlen ved at sikkerhedskopiere deres værdifulde dokumenter til flere servere, der dog kan skabe hundreder eller endda tusinder af duplikatfiler, der tager plads og i sidste ende bremser serveren. Det samme kan siges for traditionelle sikkerhedskopier som papirarbejde og kompakte diske - det giver absolut ingen mening at holde gentagne sikkerhedskopier, når et sunde elektroniske posteropbevaringssystem er implementeret. En professionel med internetteknologioplevelse anmodes normalt om at oprette et sådant system, og da online -sikkerhedskopi normalt er en del af den elektroniske postopbevaringspakke, skal oplysningerne beskyttes for evigt.

inden implementering af en elektronisk rEcords -tilbageholdelsesprogram, det er vigtigt for brugerne at overveje nøjagtigt, hvad der skal gemmes flere steder. For eksempel skal forretningsfiler, der er adgang til af mange ansatte hele dagen, gemmes på hvert enkelt computersystem, men filer, der beskæftiger sig med tidligere klienter eller skatteoplysninger, skal være sikkert gemt på en mainframe -computer, da denne type fil sjældent er nødvendig. En anden vigtig funktion af et elektronisk postopbevaringsprogram er evnen til at rense unødvendige filer efter en bestemt periode for at holde det samlede netværk så rodfrit som muligt. Disse opgaver hjælper ikke kun med at strømline den hastighed, hvormed information kan distribueres på hele arbejdspladsen, men det sætter også standarder for hver medarbejder at overholde, når de beskæftiger sig med virksomhedsdata.

Et andet kritisk aspekt af fastholdelse af elektroniske poster er at implementere en automatisk sikkerhedskopi, der opstår med regelmæssige intervaller, og denne opgave kan indstilles til at køre ugentligt, dagligt eller EVen ved det øjeblik, når det er nødvendigt. Udover at placere filer på en centraliseret server implementerer mange virksomheder også sikkerhedskopier til eksterne drev, fjerndrev eller en kompakt disk (CD) for at sikre, at dataene altid findes på to separate, uafhængige steder. Selvom denne proces for mange ser ud til at være unødvendig, kan en overbelastning inden for et elektrisk kredsløb effektivt slette enhver harddisk i et firma. Online backup er vokset særligt populært, da dataene er gemt i en anden geografisk region - så selvom en katastrofal begivenhed som en orkan eller tornado ødelagde hvert eneste stykke hardware, ville virksomhedens oplysninger stadig forblive sikre.

Et andet smart aspekt af fastholdelse af elektroniske poster er at fysisk verificere, at sikkerhedskopierne faktisk fandt sted, fordi noget så simpelt som en beskadiget Ethernet -ledning kunne forhindre, at information blev gemt korrekt. Mange virksomheder antager fejlagtigt, at automatiske sikkerhedskopier er immun mod uheld,Men det er simpelthen ikke tilfældet. Enkeltpersoner skal altid verificere, at dataene er korrekt sikkerhedskopieret mindst månedligt, eller når en ny fil eller program implementeres.