Hvad er de bedste tip til opbevaring af elektroniske poster?

Opbevaring af elektroniske poster er intet andet end at oprette et system til sikkerhedskopiering af vigtige data på en arbejdsplads, og den gode nyhed er, at meget af det kan udføres automatisk under den rette opsætning. Mange virksomheder laver den fejl at sikkerhedskopiere deres værdifulde dokumenter til flere servere, hvilket dog kan skabe hundreder eller endda tusinder af duplikatfiler, der tager plads og i sidste ende bremse serveren. Det samme kan siges om traditionelle sikkerhedskopier som papirarbejde og kompakte diske - det giver absolut ingen mening at beholde gentagne sikkerhedskopier, når der er implementeret et godt elektronisk opbevaringssystem for elektroniske poster. Normalt søges en professionel med Internet-teknologioplevelse til at oprette et sådant system, og da online-backup normalt er en del af den elektroniske opbevaringspakke til elektroniske poster, skal oplysningerne beskyttes for evigt.

Inden implementering af et elektronisk program for opbevaring af poster, er det vigtigt for brugerne at overveje nøjagtigt, hvad der skal gemmes flere steder. For eksempel skal forretningsfiler, der er adgang til af mange ansatte i løbet af dagen, gemmes på hvert enkelt computersystem, men filer, der beskæftiger sig med tidligere klienter eller skatteoplysninger, skal sikkert gemt på en mainframe-computer, da denne type fil sjældent er nødvendig. En anden vigtig funktion af et elektronisk registeropbevaringsprogram er muligheden for at rense unødvendige filer efter en bestemt periode for at holde det samlede netværk så rodfrit som muligt. Disse opgaver hjælper ikke kun med at strømline hastigheden, hvorpå information kan distribueres overalt på arbejdspladsen, men det sætter også standarder for hver enkelt medarbejder at overholde, når de arbejder med virksomhedsdata.

Et andet kritisk aspekt ved opbevaring af elektroniske poster er at implementere en automatisk sikkerhedskopi, der opstår med regelmæssige intervaller, og denne opgave kan indstilles til at køre ugentligt, dagligt eller endda i minuttet, når det er nødvendigt. Ud over at placere filer på en centraliseret server implementerer mange virksomheder også sikkerhedskopier til eksterne drev, fjerndrev eller en kompakt disk (CD) for at sikre, at dataene altid findes på to separate, uafhængige placeringer. Selv for mange forekommer denne proces unødvendig, men en overbelastning i et elektrisk kredsløb kunne effektivt slette enhver harddisk inden for en virksomhed. Online-sikkerhedskopiering er blevet særlig populær, da dataene gemmes i en anden geografisk region - så selv hvis en katastrofal begivenhed som en orkan eller tornado ødelagde hvert eneste stykke hardware, ville virksomhedens oplysninger stadig være sikre.

Et andet smart aspekt ved opbevaring af elektroniske poster er at fysisk bekræfte, at sikkerhedskopierne faktisk fandt sted, fordi noget så simpelt som en beskadiget Ethernet-ledning kunne forhindre, at oplysninger gemmes korrekt. Mange virksomheder antager fejlagtigt, at automatiske sikkerhedskopier er immun mod uheld, men det er simpelthen ikke tilfældet. Enkeltpersoner skal altid verificere, at dataene er ordentligt sikkerhedskopieret mindst månedligt, eller når en ny fil eller et program implementeres.