Jaké jsou nejlepší tipy pro zachování elektronických záznamů?
Retence elektronických záznamů není nic jiného než nastavení systému pro zálohování důležitých dat na pracovišti a dobrou zprávou je, že mnoho z nich lze provést automaticky v rámci správného nastavení. Mnoho podniků však dělá chybu, že podporují své cenné dokumenty na více serverů, které by však mohly vytvořit stovky nebo dokonce tisíce duplicitních souborů, které zabírají prostor a nakonec zpomalují server. Totéž lze říci o tradičních zálohách, jako jsou papírování a kompaktní disky - nemá absolutně žádný smysl pro to, aby se opakované zálohy udržovaly, jakmile je implementován systém zadržování zvukových elektronických záznamů. Profesionál se zkušenostmi s internetovou technologií se obvykle snaží zřídit takový systém a protože online zálohování je obvykle součástí balíčku zadržování elektronických záznamů, měly by být informace chráněny navždy.
Před implementací elektronického rProgram ecords retence, je důležité, aby uživatelé zvážili přesně to, co je třeba uložit na více místech. Například obchodní soubory, ke kterým je mnoho zaměstnanců po celý den přístupný mnoha zaměstnanci, by měly být uloženy v každém jednotlivém počítačovém systému, ale soubory zabývající se bývalými klienty nebo daňovými informacemi by měly být bezpečně zastrčeny na počítači mainframe, protože tento typ souboru je zřídka potřeba. Další důležitou funkcí programu zadržování elektronických záznamů je schopnost vyčistit zbytečné soubory po určitém časovém období, aby se celková síť co nejvíce nedařilo bez nepořádku. Tyto úkoly nejen pomáhají zefektivnit rychlost, jakou mohou být informace distribuovány na celém pracovišti, ale také stanoví standardy pro každého zaměstnance při řešení údajů společnosti.
Dalším kritickým aspektem zadržování elektronických záznamů je implementace automatické zálohování, která se vyskytuje v pravidelných intervalech, a tento úkol lze nastavit tak, aby běžel každý týden, denně nebo eV případě potřeby do minuty. Kromě umístění souborů na centralizovaný server také mnoho korporací také implementuje zálohy na externí disky, vzdálené disky nebo kompaktní disk (CD), aby se zajistilo, že data vždy existují na dvou samostatných nezávislých místech. Zatímco pro mnohé by se tento proces zdál zbytečný, přetížení v elektrickém obvodu by mohlo účinně vymazat každý pevný disk v rámci společnosti. Zálohování online se rozrostlo obzvláště populární, protože data jsou uložena v jiném geografickém regionu - takže i když katastrofická událost, jako je hurikán nebo tornádo, zničila každý jednotlivý kus hardwaru, informace společnosti by stále zůstaly bezpečné.
Dalším inteligentním aspektem zadržování elektronických záznamů je fyzicky ověřit, že zálohy ve skutečnosti probíhaly, protože něco tak jednoduchého, jako je poškozený ethernetový šňůra, může zabránit správnému uložení informací. Mnoho podniků mylně předpokládá, že automatické zálohy jsou imunní vůči neštěstí,Ale to prostě není. Jednotlivci by měli vždy ověřit, že data jsou řádně zálohována nejméně měsíčně nebo kdykoli je implementován nový soubor nebo program.