Jaké jsou nejlepší tipy pro uchovávání elektronických záznamů?
Uchovávání elektronických záznamů není ničím jiným než nastavením systému pro zálohování důležitých dat na pracovišti. Dobrou zprávou je, že většinu z nich lze provést automaticky při správném nastavení. Mnoho podniků však udělá chybu, že zálohují své cenné dokumenty na více serverů, což by však mohlo vytvořit stovky nebo dokonce tisíce duplikovaných souborů, které zabírají místo a nakonec zpomalí server. Totéž lze říci o tradičních zálohách, jako jsou papírování a kompaktní disky - nemá žádný smysl uchovávat opakované zálohy, jakmile je zaveden systém uchovávání zvukových elektronických záznamů. O takový systém se obvykle usiluje odborník na internetové technologie, a protože online zálohování je obvykle součástí balíčku pro uchovávání elektronických záznamů, měly by být informace navždy chráněny.
Před zavedením programu uchovávání elektronických záznamů je důležité, aby uživatelé přesně zvážili, co je třeba uložit na více místech. Například obchodní soubory, ke kterým má přístup mnoho zaměstnanců po celý den, by měly být uloženy v každém jednotlivém počítačovém systému, ale soubory zabývající se bývalými klienty nebo daňové informace by měly být bezpečně zastrčeny v počítači sálového počítače, protože tento typ souboru je zřídka potřebný. Další důležitou funkcí programu pro uchovávání elektronických záznamů je schopnost vyčistit nepotřebné soubory po určité době, aby byla celková síť co nejpřehlednější. Tyto úkoly nejen pomáhají zefektivnit rychlost, jakou mohou být informace distribuovány na pracovišti, ale také stanoví standardy, které musí každý zaměstnanec dodržovat při zpracování podnikových dat.
Dalším kritickým aspektem uchovávání elektronických záznamů je implementace automatické zálohování, ke kterému dochází v pravidelných intervalech, a tento úkol lze nastavit tak, aby se spouští týdně, denně nebo dokonce podle minuty, je-li to nutné. Kromě umístění souborů na centralizovaný server mnoho společností také implementuje zálohy na externí jednotky, vzdálené jednotky nebo kompaktní disk (CD), aby zajistilo, že data vždy existují ve dvou samostatných nezávislých umístěních. Zatímco pro mnohé by se tento proces jevil jako zbytečný, přetížení uvnitř elektrického obvodu by mohlo účinně vymazat každý pevný disk v rámci společnosti. Online zálohování se stalo obzvláště populárním, protože data jsou uložena v jiné geografické oblasti - takže i kdyby katastrofická událost, jako je hurikán nebo tornádo, zničila každý kus hardwaru, informace o společnosti by zůstaly v bezpečí.
Dalším chytrým aspektem uchovávání elektronických záznamů je fyzické ověření, že se zálohy skutečně uskutečnily, protože něco tak jednoduchého jako poškozený ethernetový kabel by mohlo zabránit správnému uložení informací. Mnoho podniků mylně předpokládá, že automatické zálohy jsou vůči neštěstí imunní, ale to prostě tak není. Jednotlivci by měli vždy ověřit, zda jsou data řádně zálohována alespoň jednou měsíčně, nebo kdykoli je implementován nový soubor nebo program.