Quali sono i migliori suggerimenti per la conservazione dei registri elettronici?
La conservazione dei record elettronici non è altro che impostare un sistema per eseguire il backup di dati importanti all'interno di un luogo di lavoro, e la buona notizia è che gran parte di essa può essere realizzata automaticamente sotto la impostazione corretta. Molte aziende commettono l'errore di eseguire il backup dei loro preziosi documenti a più server, che potrebbero creare centinaia o addirittura migliaia di file duplicati che occupano spazio e alla fine rallentano il server. Lo stesso si può dire per i backup tradizionali come le scartoffie e i dischi compatti: non ha assolutamente senso mantenere i backup ripetitivi una volta implementato un solido sistema di conservazione dei record elettronici. Un professionista con esperienza tecnologica Internet viene normalmente cercato di creare tale sistema e poiché il backup online è normalmente parte del pacchetto di conservazione dei record elettronici, le informazioni dovrebbero essere protette per sempre.
prima di implementare una R elettronicaProgramma di conservazione ECORDS, è importante per gli utenti considerare esattamente ciò che deve essere archiviato in più posizioni. Ad esempio, i file aziendali a cui si accede da molti dipendenti durante il giorno dovrebbero essere salvati su ogni singolo sistema informatico, ma i file che si occupano di ex clienti o informazioni fiscali dovrebbero essere nascosti in modo sicuro su un computer mainframe poiché questo tipo di file è raramente necessario. Un'altra importante funzione di un programma di conservazione dei record elettronici è la capacità di eliminare i file inutili dopo un certo periodo di tempo per mantenere la rete complessiva il più senza confusione possibile. Non solo queste attività aiutano a semplificare la velocità con cui le informazioni possono essere distribuite in tutto il luogo di lavoro, ma stabilisce anche gli standard per ciascun dipendente a cui aderire quando si tratta di dati dell'azienda.
Un altro aspetto critico della fidelizzazione dei record elettronici è quello di implementare un backup automatico che si verifica a intervalli regolari e questa attività può essere impostata per eseguire settimanalmente, quotidianamente o EVen di minuto quando necessario. Oltre a posizionare file su un server centralizzato, molte aziende implementano anche backup su unità esterne, unità remote o un disco compatto (CD) per garantire che i dati esistano sempre in due posizioni separate e indipendenti. Mentre per molti, questo processo sembrerebbe inutile, un sovraccarico all'interno di un circuito elettrico potrebbe effettivamente cancellare ogni disco rigido all'interno di un'azienda. Il backup online è cresciuto particolarmente popolare poiché i dati sono archiviati in una diversa regione geografica, quindi anche se un evento catastrofico come un uragano o un tornado ha distrutto ogni singolo pezzo di hardware, le informazioni dell'azienda rimarrebbero comunque sicure.
Un altro aspetto intelligente della fidelizzazione dei registri elettronici è quello di verificare fisicamente che i backup hanno avuto, in effetti,, perché qualcosa di semplice come un cavo Ethernet danneggiato potrebbe impedire che le informazioni vengano salvate correttamente. Molte aziende presumono erroneamente che i backup automatici siano immuni da incidenti,Ma semplicemente non è così. Gli individui devono sempre verificare che i dati vengono eseguiti correttamente almeno mensilmente o ogni volta che viene implementato un nuovo file o programma.