Was sind die besten Tipps für die Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen?
Aufbewahrungsaufbewahrung von elektronischen Aufzeichnungen ist nichts anderes als ein System zur Sicherung wichtiger Daten innerhalb eines Arbeitsplatzes, und die gute Nachricht ist, dass ein Großteil davon unter dem richtigen Setup automatisch erreicht werden kann. Viele Unternehmen machen den Fehler, ihre wertvollen Dokumente auf mehrere Server zu unterstützen, die Hunderte oder sogar Tausende von doppelten Dateien erzeugen könnten, die Platz belegen und letztendlich den Server verlangsamen. Das Gleiche gilt für herkömmliche Backups wie Papierkram und kompakte Festplatten - es macht absolut keinen Sinn, sich wiederholende Backups weiterzuenthalten, sobald ein solches elektronische Aufbewahrungsaufbewahrungssystem implementiert ist. Ein Profi mit Internet -Technologieerfahrung wird normalerweise versucht, ein solches System einzurichten. Da Online -Backup normalerweise Teil des Aufbewahrungspakets für elektronische Aufzeichnungen ist, sollten die Informationen für immer geschützt werden.
Vor der Implementierung eines elektronischen rECORDS -Aufbewahrungsprogramm Es ist wichtig, dass Benutzer genau überlegen, was an mehreren Orten gespeichert werden muss. Zum Beispiel sollten auf Geschäftsdateien, auf die viele Mitarbeiter während des Tages zugegriffen werden, auf jedem einzelnen Computersystem gespeichert werden. Dateien, die sich mit ehemaligen Kunden oder Steuerinformationen befassen, sollten jedoch sicher auf einem Mainframe -Computer versteckt werden, da diese Art von Datei selten benötigt wird. Eine weitere wichtige Funktion eines Aufbewahrungsprogramms für elektronische Aufzeichnungen ist die Möglichkeit, unnötige Dateien nach einem bestimmten Zeitraum zu reinigen, um das Gesamtnetzwerk so unübersichtlich wie möglich zu halten. Diese Aufgaben tragen nicht nur bei
Ein weiterer kritischer Aspekt der Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen besteht darin, ein automatisches Backup zu implementieren, das in regelmäßigen Abständen auftritt, und diese Aufgabe kann so eingestellt werden, dass sie wöchentlich, täglich oder e ausgeführt werden könnenVen von der Minute, wenn nötig. Neben der Platzierung von Dateien auf einem zentralisierten Server implementieren viele Unternehmen auch Backups für externe Laufwerke, Remote -Laufwerke oder eine kompakte Festplatte (CD), um sicherzustellen, dass die Daten immer an zwei getrennten, unabhängigen Standorten vorhanden sind. Obwohl für viele, dass dieser Vorgang unnötig erscheint, könnte eine Überlastung innerhalb eines Elektrokreises jede Festplatte innerhalb eines Unternehmens effektiv löschen. Online -Backup ist besonders beliebt geworden, da die Daten in einer anderen geografischen Region gespeichert werden - selbst wenn ein katastrophales Ereignis wie ein Hurrikan oder ein Tornado jede einzelne Hardware zerstört würde, würden die Informationen des Unternehmens weiterhin sicher bleiben.
Ein weiterer intelligenter Aspekt der Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen besteht darin, physisch zu überprüfen, ob die Backups tatsächlich stattgefunden haben, da etwas so Einfaches wie ein beschädigtes Ethernet -Kabel verhindern könnte, dass Informationen ordnungsgemäß gespeichert werden. Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass automatische Backups gegen Missgeschicke immun sind.Aber das ist einfach nicht der Fall. Einzelpersonen sollten immer überprüfen, ob die Daten mindestens monatlich oder wenn eine neue Datei oder ein neues Programm implementiert sind.