Was sind die besten Tipps für die Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen?
Die Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen ist nichts anderes als die Einrichtung eines Systems zum Sichern wichtiger Daten an einem Arbeitsplatz. Die gute Nachricht ist, dass ein Großteil dieser Daten bei ordnungsgemäßer Einrichtung automatisch erstellt werden kann. Viele Unternehmen machen jedoch den Fehler, ihre wertvollen Dokumente auf mehreren Servern zu sichern, wodurch Hunderte oder sogar Tausende doppelter Dateien erstellt werden können, die Speicherplatz beanspruchen und letztendlich den Server verlangsamen. Das Gleiche gilt für herkömmliche Backups wie Papierkram und CDs. Es ist absolut sinnlos, sich wiederholende Backups zu erstellen, sobald ein solides System zur Aufbewahrung elektronischer Datensätze implementiert ist. Um ein solches System einzurichten, wird normalerweise ein Fachmann mit Erfahrung in der Internettechnologie gesucht. Da Online-Backup normalerweise Teil des Pakets zur Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen ist, sollten die Informationen für immer geschützt werden.
Vor der Implementierung eines Programms zur Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen ist es wichtig, dass Benutzer genau überlegen, was an mehreren Orten gespeichert werden muss. Beispielsweise sollten Geschäftsdateien, auf die viele Mitarbeiter im Laufe des Tages zugreifen, auf jedem einzelnen Computersystem gespeichert werden. Dateien, die sich auf frühere Kunden oder Steuerinformationen beziehen, sollten jedoch sicher auf einem Großrechner gespeichert werden, da diese Art von Dateien selten benötigt wird. Eine weitere wichtige Funktion eines Programms zur Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen ist die Möglichkeit, nach einer bestimmten Zeit unnötige Dateien zu löschen, um das gesamte Netzwerk so übersichtlich wie möglich zu halten. Durch diese Aufgaben wird nicht nur die Geschwindigkeit optimiert, mit der Informationen am gesamten Arbeitsplatz verteilt werden können, sondern es werden auch Standards festgelegt, die jeder Mitarbeiter beim Umgang mit Unternehmensdaten einhalten muss.
Ein weiterer kritischer Aspekt der Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen ist die Implementierung einer automatischen Sicherung, die in regelmäßigen Abständen durchgeführt wird. Diese Aufgabe kann so eingestellt werden, dass sie bei Bedarf wöchentlich, täglich oder sogar minutengenau ausgeführt wird. Neben dem Ablegen von Dateien auf einem zentralen Server führen viele Unternehmen auch Sicherungen auf externen Laufwerken, Remote-Laufwerken oder einer CD durch, um sicherzustellen, dass die Daten immer an zwei separaten, unabhängigen Speicherorten vorhanden sind. Während für viele dieser Prozess unnötig erscheint, könnte eine Überlastung innerhalb eines Stromkreises effektiv jede Festplatte innerhalb eines Unternehmens löschen. Online-Backups erfreuen sich immer größerer Beliebtheit, da die Daten in einer anderen geografischen Region gespeichert werden. Selbst wenn ein katastrophales Ereignis wie ein Hurrikan oder ein Tornado jedes einzelne Hardwareteil zerstört, bleiben die Informationen des Unternehmens dennoch sicher.
Ein weiterer intelligenter Aspekt der Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen besteht darin, physisch zu überprüfen, ob die Sicherungen tatsächlich durchgeführt wurden, da ein so einfacher Vorgang wie ein beschädigtes Ethernet-Kabel die ordnungsgemäße Speicherung von Informationen verhindern kann. Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass automatische Backups vor Unfällen geschützt sind, aber das ist einfach nicht der Fall. Einzelpersonen sollten immer mindestens monatlich oder bei jeder Implementierung einer neuen Datei oder eines neuen Programms überprüfen, ob die Daten ordnungsgemäß gesichert wurden.