Vilka är de bästa tipsna för att behålla elektroniska poster?
Behållning av elektroniska poster är inget annat än att skapa ett system för säkerhetskopiering av viktig information på en arbetsplats, och den goda nyheten är att mycket av det kan uppnås automatiskt under korrekt installation. Många företag gör misstaget att säkerhetskopiera sina värdefulla dokument till flera servrar, men det kan skapa hundratals eller till och med tusentals duplicerade filer som tar plats och slutligen bromsa servern. Detsamma kan sägas för traditionella säkerhetskopior som pappersarbete och kompaktskivor - det är absolut ingen mening att behålla repetitiva säkerhetskopior när ett ljudsystem för elektroniskt register har lagrats. En professionell erfarenhet av Internet-teknik försöks normalt installera ett sådant system, och eftersom online-säkerhetskopiering normalt är en del av paketet för lagring av elektroniska poster, bör informationen skyddas för alltid.
Innan ett elektroniskt register för lagringsprogram implementeras är det viktigt för användare att överväga exakt vad som måste lagras på flera platser. Exempelvis bör företagsfiler som åtkomst av många anställda under hela dagen sparas i varje enskilt datorsystem, men filer som handlar med tidigare klienter eller skatteinformation bör säkert sättas bort på en mainframe-dator eftersom denna typ av fil sällan behövs. En annan viktig funktion i ett elektroniskt registerbevaringsprogram är möjligheten att rensa onödiga filer efter en viss tid för att hålla det övergripande nätverket så rörigt som möjligt. Dessa uppgifter hjälper inte bara till att effektivisera hur snabbt information kan distribueras över hela arbetsplatsen, utan också fastställa standarder för varje anställd att följa när hanterar företagsdata.
En annan kritisk aspekt av lagring av elektroniska poster är att implementera en automatisk säkerhetskopia som sker med regelbundna intervall, och denna uppgift kan ställas in så att den körs varje vecka, dagligen eller till och med i minut när det behövs. Förutom att placera filer på en centraliserad server implementerar många företag också säkerhetskopior till externa enheter, fjärrenheter eller en CD-skiva (CD) för att säkerställa att data alltid finns på två separata, oberoende platser. För många verkar denna process onödigt, men en överbelastning inom en elektrisk krets kan effektivt radera varje hårddisk inom ett företag. Onlinebackup har blivit särskilt populärt eftersom uppgifterna lagras i en annan geografisk region - så även om en katastrofisk händelse som en orkan eller tornado förstörde varje hårdvara skulle företagets information fortfarande vara säker.
En annan smart aspekt av lagring av elektroniska poster är att fysiskt verifiera att säkerhetskopiorna faktiskt ägde rum, eftersom något så enkelt som en skadad Ethernet-kabel kan förhindra att information sparas korrekt. Många företag antar felaktigt att automatiska säkerhetskopior är immuna mot missöden, men det är helt enkelt inte fallet. Individer bör alltid verifiera att data säkerhetskopieras korrekt minst en gång i månaden eller när en ny fil eller program implementeras.