Vilka är de bästa tips för fasthållning av elektroniska poster?
elektroniska poster retention är inget annat än att ställa in ett system för att säkerhetskopiera viktiga data på en arbetsplats, och de goda nyheterna är att mycket av det kan åstadkommas automatiskt under rätt installation. Många företag gör misstaget att säkerhetskopiera sina värdefulla dokument till flera servrar, vilket kan skapa hundratals eller till och med tusentals duplicerade filer som tar plats och i slutändan bromsa servern. Detsamma kan sägas för traditionella säkerhetskopior som pappersarbete och kompakta skivor - det är absolut inte meningsfullt att hålla repetitiva säkerhetskopior när ett ljudelektroniskt registerhållssystem har implementerats. En professionell med internetteknikupplevelse försöks normalt att ställa in ett sådant system, och eftersom online -säkerhetskopiering normalt är en del av det elektroniska posterhållningspaketet, bör informationen skyddas för alltid.
innan du implementerar en elektronisk rEcords Retention Program, det är viktigt för användare att överväga exakt vad som måste lagras på flera platser. Till exempel bör affärsfiler som har åtkomst av många anställda under dagen sparas på varje enskilt datorsystem, men filer som handlar om tidigare klienter eller skatteinformation bör säkert vara undangömda på en mainframe -dator eftersom denna typ av fil krävs sällan. En annan viktig funktion av ett elektroniskt registerprogram är förmågan att rensa onödiga filer efter en viss tid för att hålla det övergripande nätverket så rörigt som möjligt. Dessa uppgifter hjälper inte bara att effektivisera hastigheten med vilken information kan distribueras på arbetsplatsen, utan sätter också standarder för varje anställd att följa när man hanterar företagsdata.
En annan kritisk aspekt av retention av elektroniska poster är att implementera en automatisk säkerhetskopia som sker med regelbundna intervaller, och denna uppgift kan ställas in att köras varje vecka, dagligen eller even efter det ögonblick då det behövs. Förutom att placera filer på en centraliserad server implementerar många företag också säkerhetskopior till externa enheter, fjärrenheter eller en kompakt disk (CD) för att säkerställa att uppgifterna alltid finns på två separata, oberoende platser. Även om denna process för många verkar onödig, kan en överbelastning inom en elektrisk krets effektivt radera varje hårddisk inom ett företag. Online -säkerhetskopiering har vuxit särskilt populär eftersom uppgifterna lagras i en annan geografisk region - så även om en katastrofisk händelse som en orkan eller tornado förstörde varje hårdvara, skulle företagets information fortfarande vara säker.
En annan smart aspekt av retention av elektroniska poster är att fysiskt verifiera att säkerhetskopiorna i själva verket ägde rum, eftersom något så enkelt som en skadad Ethernet -sladd kan förhindra att information sparas korrekt. Många företag antar felaktigt att automatiska säkerhetskopior är immun mot missöde,Men det är helt enkelt inte fallet. Individer bör alltid verifiera att uppgifterna är korrekt säkerhetskopierade minst varje månad eller när en ny fil eller ett program implementeras.