Qu'est-ce qu'un employé confidentiel?
Un employé confidentiel est toute personne employée par une entreprise donnée qui a accès à des informations exclusives concernant les relations de l'employeur avec d'autres employés de l'entreprise. L’origine de ce terme se trouve dans les lois de l’état de Californie aux États-Unis, en particulier la loi HEERA (Higher Education Employer-Employee Relations Act) adoptée en 1984. Bien qu’elle ne soit pas employée dans toutes les cultures commerciales, les employés de toute entreprise qui correspondent au profil de base d'un employé confidentiel, les personnes employées dans le domaine des ressources humaines constituant l'un des exemples les plus évidents.
Les responsabilités d'un employé confidentiel impliquent généralement l'accès à des informations qui ne sont pas mises à la disposition des employés en général. Par exemple, l'assistant administratif d'un chef de département peut avoir accès à des informations sur les superviseurs relevant de ce chef, qui ne sont pas partagées avec d'autres départements, ni même avec d'autres employés de ce même département. De la même manière, un chef de projet peut avoir accès à des données sur les employés sélectionnés pour faire partie de l’équipe de projet qui, autrement, resteraient uniquement entre les mains du service des ressources humaines. L'étendue des données partagées est souvent liée à l'emploi, même si dans certains pays, les informations peuvent également être de nature personnelle, en particulier lorsque la sécurité est un problème.
Toutes les données fournies à un employé confidentiel sont considérées comme ayant un besoin de savoir. L'utilisation des informations est souvent limitée à des tâches spécifiques, avec des instructions pour ne partager les données qu'avec d'autres personnes ayant également besoin de ces informations pour mener à bien les tâches qui leur sont affectées. Un employé confidentiel en saura probablement beaucoup sur les fusions en cours ou sur d’autres événements clés de la vie de la société avant que les autres employés en soient informés, et devrait rester silencieux jusqu’à ce que les propriétaires décident de faire une annonce publique.
L'une des qualités les plus importantes qu'un employé confidentiel doit posséder est la capacité de gérer des informations confidentielles de manière discrète et conforme aux politiques de l'entreprise. Cela signifie que les informations obtenues sur un membre du personnel ne sont pas partagées avec une autre personne qui n'en a pas besoin pour s'acquitter de ses tâches. Le fait de ne pas protéger la vie privée des employés est considéré comme une violation de la confidentialité et peut entraîner un congédiement immédiat. En fonction des lois applicables dans un pays ou une autre juridiction, les employés qui ont partagé des informations confidentielles avec des personnes non autorisées peuvent également faire l'objet de poursuites pénales ou civiles à la suite de cette violation.