Hvad er en fortrolig medarbejder?
En fortrolig medarbejder er enhver person, der er ansat i en given virksomhed, der får adgang til ejendomsoplysninger om arbejdsgiverens forhold til andre ansatte i virksomheden. Oprindelsen af udtrykket findes i lovene i delstaten Californien i De Forenede Stater, nærmere bestemt Higher Education Employer-Employee Relations Act, eller HEERA, der blev vedtaget i 1984. Selvom de ikke er ansat i enhver forretningskultur, er der typisk medarbejdere i enhver virksomhed, der passer til den grundlæggende profil for en fortrolig medarbejder, hvor personer, der er ansat i menneskelige ressourcer, er et af de mest tydelige eksempler.
En fortrolig medarbejders ansvarsområder involverer typisk adgang til information, der ikke stilles til rådighed for medarbejderne generelt. F.eks. Kan en administrationsassistent for en afdelingsleder være interesseret i oplysninger om vejlederne, der rapporterer til det afdelingsleder, der ikke deles med andre afdelinger eller endda andre ansatte inden for den samme afdeling. På lignende måde kan en projektleder få adgang til data om medarbejdere, der er udvalgt til at deltage i projektgruppen, som ellers kun ville forblive i besiddelse af personaleafdelingen. Omfanget af delte data er ofte jobrelateret, skønt informationer i nogle nationer også kan være personlige, især når sikkerhed er et problem.
Alle data, der leveres til en fortrolig medarbejder, anses for at være på et behov-til-viden-grundlag. Brug af informationen er ofte begrænset til specifikke opgaver med instruktioner til kun at dele dataene med andre, der også har brug for informationen for at udføre opgaver, der er tildelt dem. En fortrolig medarbejder vil sandsynligvis vide en hel del om afventende fusioner eller andre centrale begivenheder i virksomhedens liv, før andre ansatte bliver gjort opmærksom på disse aktiviteter, og forventes at være tavse, indtil ejerne vælger at offentliggøre en offentlig meddelelse.
En af de vigtigste egenskaber, som enhver fortrolig medarbejder skal have, er evnen til at administrere proprietær information diskret og i overensstemmelse med virksomhedens politikker. Dette betyder, at oplysninger, der er indhentet om et medlem af arbejdsstyrken, ikke deles med nogen anden, der ikke har brug for disse oplysninger for at udføre sine opgaver. Manglende beskyttelse af medarbejdernes privatliv betragtes som et brud på fortroligheden og kan føre til øjeblikkelig afskedigelse. Afhængig af gældende love, der gælder i en given nation eller anden jurisdiktion, kan den ansatte, der delte den ejendomsretlige information til uautoriserede personer, også blive udsat for kriminel eller civil handling som et resultat af denne overtrædelse.