Qu'est-ce qu'un mailstream?
Le flux de courrier est la somme totale de documents, paquets et correspondance électronique qui transitent par une entreprise ou une maison. Le terme est plus fréquemment utilisé dans le monde de l'entreprise, généralement dans le contexte de l'apprentissage de la gestion du grand flux de courrier d'une grande entreprise. Plusieurs entreprises se spécialisent dans les services de flux de messagerie, offrant des moyens d'améliorer l'efficacité à chaque étape du processus d'envoi. Pour les entreprises spécialisées dans le marketing, la création d'un système de messagerie rationalisé est d'une importance vitale.
En plus du courrier lui-même, le flux de courrier comprend les étapes du processus. La création de documents, la gestion, le classement, le traitement du courrier et toutes les autres tâches liées au flux de messagerie en font partie. À partir du moment où un document est créé jusqu'au moment où il quitte l'entreprise, il est inclus dans le flux de messagerie. De l’autre côté de l’équation, à partir du moment où une correspondance entre dans l’entreprise, elle entre également dans le flux de courrier, jusqu’à ce qu’elle soit traitée de manière appropriée.
Les factures, les colis, la correspondance personnelle, les supports marketing et les documents numériques font tous partie du flux de courrier. Alors que les individus sont généralement capables de gérer leur courrier seul, une entreprise doit généralement mettre en place un système. La plupart des entreprises envoient chaque jour de gros volumes de documents, acheminant leur courrier dans une salle de courrier centrale. Parmi les mesures prises pour lisser un flux de courrier, citons l'utilisation d'enveloppes normalisées, le tri du courrier avant son envoi afin qu'une entreprise puisse recevoir des prix de publipostage en masse et l'utilisation de programmes informatiques pour gérer le courrier. Le courrier entrant est traité et distribué par les employés de la salle du courrier.
Dans le domaine de la communication électronique, de nombreuses entreprises utilisent des services de filtrage et de tri performants pour organiser le courrier avant qu’il n’atteigne sa destination finale. Généralement, ces programmes filtrent les virus et les éléments indésirables avant de s’assurer que la communication numérique parvient à la bonne personne. De nombreuses entreprises profitent également du courrier électronique numérique pour envoyer des courriels promotionnels aux clients, car le marketing direct au moyen de médias numériques est beaucoup moins coûteux que le publipostage physique.
En conservant de bons enregistrements d'un flux de courrier, une entreprise peut offrir de meilleurs services à la clientèle et aux clients. La plupart des entreprises ont également du mal à synchroniser leurs communications numériques et physiques. La correspondance numérique a un décalage beaucoup plus court que la correspondance physique. Pour les clients, cela peut être irritant ou contrariant si les registres d'une entreprise ne sont pas tenus à jour. Dans une entreprise avec un flux de courrier organisé et synchronisé, un représentant de l'entreprise peut rechercher un client et suivre toute la correspondance de l'entreprise avec lui, facilitant ainsi considérablement les interactions client.