Vad är en postström?

Postströmmen är summan av dokument, paket och elektronisk korrespondens som rör sig genom ett företag eller ett hem. Termen används oftare i företagsvärlden, vanligtvis i samband med att lära sig att hantera den stora postströmmen som kommer med ett stort företag. Flera företag är specialiserade på postströmtjänster och erbjuder sätt att förbättra effektiviteten i varje steg i postprocessen. För företag som är specialiserade på marknadsföring är det mycket viktigt att skapa ett strömlinjeformat e-postsystem.

Förutom själva posten omfattar postströmmen stegen längs vägen. Dokumentskapning, posthantering, arkivering, bearbetning och alla andra uppgifter relaterade till postströmmen ingår i den. Från det ögonblick ett dokument skapas tills det lämnar företaget ingår det i postströmmen. På den andra sidan av ekvationen, det ögonblick en korrespondens kommer in i företaget, blir den också en del av postströmmen tills den hanteras på lämpligt sätt.

Räkningar, paket, personlig korrespondens, marknadsföringsmaterial och digitala dokument ingår i postströmmen. Medan individer vanligtvis kan hantera sin post ensam, måste ett företag vanligtvis implementera ett system. De flesta företag skickar ut stora mängder material dagligen och dirigerar företagets breda post genom ett centralt postrum. Några av de åtgärder som vidtas för att utjämna en e-postström inkluderar användning av standardiserade kuvert, sortering av e-post innan det skickas ut så att ett företag kan erhålla masspostpriser och använda datorprogram för att hantera posten. Inkommande post behandlas och levereras av anställda i postrummet.

Inom ramen för elektronisk kommunikation använder många företag högdrivna filter- och sorteringstjänster för att organisera post innan det når slutdestinationen. Dessa program filtrerar vanligtvis virus och oönskat material innan de säkerställer att digital kommunikation når rätt person. Många företag utnyttjar också den digitala postströmmen för att skicka reklammeddelanden till kunder, eftersom direktmarknadsföring med digitala medier är mycket billigare än fysisk direktpost.

Genom att hålla bra register över en postström kan ett företag erbjuda bättre kund- och kundtjänster. De flesta företag kämpar också med att synkronisera digital och fysisk kommunikation. Digital korrespondens har en mycket kortare fördröjningstid än fysisk. För kunder kan det vara irriterande eller upprörande om ett företags register inte hålls uppdaterat. I ett företag med en synkroniserad och organiserad postström kan en företagsrepresentant leta upp en kund och spåra hela företagets korrespondens med honom eller henne, vilket gör kundinteraktioner mycket lättare.