Was ist ein Mailstream?
Der Mailstream ist die Gesamtsumme von Dokumenten, Paketen und elektronischer Korrespondenz, die sich in einem Geschäft oder zu Hause befinden. Der Begriff wird in der Unternehmenswelt häufiger verwendet, normalerweise im Zusammenhang mit dem Erlernen des Managements des großen Mailstreams, der mit einem großen Unternehmen einhergeht. Mehrere Unternehmen sind auf Mailstream-Services spezialisiert und bieten Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz in jedem Schritt des Mailing-Prozesses. Für Unternehmen, die sich auf Marketing spezialisiert haben, ist die Schaffung eines optimierten Mailingsystems von entscheidender Bedeutung.
Neben der E-Mail selbst umfasst der Mailstream die Schritte auf dem Weg. Dokumentenerstellung, Postbearbeitung, Archivierung, Verarbeitung und alle anderen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Poststrom sind darin enthalten. Von der Erstellung eines Dokuments bis zum Verlassen des Unternehmens wird es in den Mailstream aufgenommen. Auf der anderen Seite der Gleichung wird eine Korrespondenz in dem Moment, in dem sie in das Unternehmen gelangt, auch Teil des Mailstreams, bis sie entsprechend behandelt wird.
Rechnungen, Pakete, persönliche Korrespondenz, Marketingmaterialien und digitale Dokumente sind Teil des Mailstreams. Während Einzelpersonen in der Regel ihre E-Mails alleine verwalten können, muss ein Unternehmen in der Regel ein System implementieren. Die meisten Unternehmen versenden täglich große Mengen an Material und leiten die unternehmensweite Post über eine zentrale Poststelle. Einige der Maßnahmen, die ergriffen werden, um einen Mailstream zu glätten, umfassen die Verwendung standardisierter Briefumschläge, das Sortieren der Post vor dem Versand, damit ein Unternehmen Massenversandpreise erhalten kann, und die Verwendung von Computerprogrammen zur Verwaltung der Post. Der Posteingang wird von Mitarbeitern der Poststelle bearbeitet und zugestellt.
Im Bereich der elektronischen Kommunikation nutzen viele Unternehmen leistungsstarke Filter- und Sortierdienste, um E-Mails zu organisieren, bevor sie das Endziel erreichen. In der Regel filtern diese Programme Viren und unerwünschtes Material heraus, bevor sichergestellt wird, dass die digitale Kommunikation die richtige Person erreicht. Viele Unternehmen nutzen den digitalen Mailstream auch zum Versenden von Werbe-E-Mails an Kunden, da Direktmarketing mithilfe digitaler Medien viel günstiger ist als physisches Direktmarketing.
Durch die Aufzeichnung eines Mailstreams kann ein Unternehmen bessere Kunden- und Kundenservices anbieten. Die meisten Unternehmen haben auch Probleme mit der Synchronisierung der digitalen und physischen Kommunikation. Digitale Korrespondenz hat eine viel kürzere Verzögerungszeit als physische. Für Kunden kann es ärgerlich oder ärgerlich sein, wenn die Aufzeichnungen eines Unternehmens nicht auf dem neuesten Stand gehalten werden. In einem Unternehmen mit einem synchronisierten und organisierten Mailstream kann ein Unternehmensvertreter einen Kunden suchen und die gesamte Korrespondenz des Unternehmens mit ihm oder ihr nachverfolgen, was die Kundeninteraktion erheblich vereinfacht.