Co je to Mailstream?

Mailstream je součet dokumentů, balíčků a elektronické korespondence, která se pohybuje po podnikání nebo doma. Termín je častěji používán v podnikovém světě, obvykle v souvislosti s učením, jak spravovat velký mailstream, který přichází s velkou společností. Několik společností se specializuje na poštovní služby a nabízí způsoby, jak zlepšit efektivitu v každém kroku procesu zasílání e-mailů. Pro společnosti, které se specializují na marketing, je vytvoření efektivního poštovního systému životně důležité.

Kromě samotné pošty zahrnuje poštovní proud kroky. Součástí je vytváření dokumentů, manipulace s poštou, archivace, zpracování a všechny další úkoly související s poštovním tokem. Od chvíle, kdy je dokument vytvořen až do doby, kdy opustí společnost, je zahrnut do poštovního proudu. Na druhé straně rovnice, jakmile vstoupí kus korespondence do společnosti, stává se také součástí poštovního proudu, dokud se s ním řádně nezachází.

Účty, balíčky, osobní korespondence, marketingové materiály a digitální dokumenty jsou součástí poštovního toku. Zatímco jednotlivci obvykle spravují svoji poštu sami, společnost obvykle potřebuje systém implementovat. Většina společností denně rozesílá velké množství materiálu a směruje poštu po celé společnosti přes centrální poštovní místnost. Některá opatření, která jsou přijímána k vyhlazení poštovního toku, zahrnují použití standardizovaných obálek, třídění pošty před odesláním, aby společnost mohla přijímat hromadné poštovní ceny, a používání počítačových programů ke správě pošty. Příchozí poštu zpracovávají a doručují zaměstnanci poštovní místnosti.

V oblasti elektronické komunikace používá mnoho společností vysoce výkonné služby filtrování a třídění k organizování pošty před dosažením konečného cíle. Tyto programy obvykle odfiltrují viry a nežádoucí materiál dříve, než zajistí, že digitální komunikace dosáhne správné osoby. Mnoho společností také využívá digitální poštovní proud pro zasílání propagačních e-mailů zákazníkům, protože přímý marketing využívající digitální média je mnohem levnější než fyzická přímá pošta.

Vedením dobrých záznamů o poštovním toku může společnost nabídnout lepší služby zákazníkům a klientům. Většina společností také bojuje se synchronizací digitální a fyzické komunikace. Digitální korespondence má mnohem kratší zpoždění než fyzická. Pro zákazníky to může být nepříjemné nebo zneklidňující, pokud firemní záznamy nejsou udržovány aktuální. Ve společnosti se synchronizovaným a organizovaným poštovním tokem může zástupce společnosti vyhledat zákazníka a sledovat veškerou korespondenci společnosti s ním, což usnadňuje interakce se zákazníky.