Qu'est-ce qu'un bureau sans papier?
Un bureau sans papier est un environnement de travail fonctionnant avec la plupart ou la totalité de ses documents sous forme numérique, stockés électroniquement et facilement accessibles. Il est basé sur l'idée que beaucoup de fonctions autrefois basées sur le papier des bureaux traditionnels ont été numérisées. Lorsque les ordinateurs sont devenus omniprésents dans le monde du travail occidental, les leaders d’opinion ont commencé à envisager un lieu de travail où la gestion numérique des affaires rationaliserait le processus d’affaires, mais éliminerait également largement le besoin de papier.
L'idée de base du bureau sans papier est que, dans la plupart des cas et dans la plupart des industries, les documents n'ont pas besoin d'être imprimés. Les contrats, par exemple, peuvent être créés dans un seul bureau, envoyés aux parties par courrier électronique et signés électroniquement, chaque partie fournissant une copie certifiée conforme du document signé. Les plans peuvent être stockés et consultés en ligne, les progrès de la construction étant suivis numériquement. Les restaurants peuvent rationaliser leurs opérations et minimiser les erreurs en numérisant leurs systèmes de commande d'aliments. La plupart des entreprises effectuent au moins certaines de leurs transactions financières par voie électronique.
En plus de réduire simplement le volume de papier sur le lieu de travail, la numérisation des documents présente un avantage important: la version la plus récente est immédiatement accessible à tous. L'accès à des informations précises et actualisées est particulièrement crucial dans le secteur de la santé, où les dossiers des patients sont traditionnellement conservés dans des dossiers papier, situés à différents endroits. Le potentiel d'erreur est considérable lorsque vous dépendez de tels fichiers. Cependant, certains patients conservent leurs données médicales pertinentes sur un dispositif de stockage numérique mis à jour chaque fois qu'ils consultent un professionnel de la santé. Ces dispositifs, reflétés dans les enregistrements conservés dans une base de données centrale, constituent une contribution majeure à la réduction de la dépendance des professionnels de la santé sur le papier et à la vulnérabilité aux problèmes qui y sont associés.
Par rapport aux enregistrements numérisés, le papier présente de nombreux inconvénients. Les documents papier requièrent beaucoup de temps de travail de la part du personnel: la création des documents, leur stockage et leur récupération. Le publipostage ajoute une autre couche de temps et d’argent à la gestion du papier. Les documents papier doivent également être stockés, par ordre alphabétique ou par date de création, et le seul moyen de récupérer un document papier est de savoir comment il a été stocké. En outre, les responsables sont parfaitement conscients qu'un document mal classé est souvent un document perdu.
Le facteur humain est l’un des obstacles les plus importants au bureau sans papier: la plupart des entreprises sont traditionnellement axées sur le papier et il est difficile de changer les vieilles habitudes. Par exemple, de nombreux documents électroniques sont fréquemment imprimés et classés de manière routinière. En outre, la sophistication et les capacités croissantes des imprimantes et des photocopieuses permettent d’imprimer des documents d’une qualité qui n’était auparavant disponible que chez les imprimeurs commerciaux, mais à une fraction de leur coût. Cela a conduit à une frénésie d'impression mondiale; Depuis la création du bureau sans papier jusqu'en 2000, on estime que la production mondiale de documents papier de toutes sortes a doublé. Depuis lors, toutefois, la production s'est stabilisée et a par la suite commencé à décliner.
La mise en place de bureaux sans papier pourrait produire des avantages environnementaux souhaitables. La production de papier contribue à la fois à la déforestation et à la pollution, en plus de la production de gaz à effet de serre censés exacerber le réchauffement climatique. De plus, les encres utilisées dans la production de documents eux-mêmes peuvent contenir des composants nocifs qui, en volume, ont également un impact négatif sur l'environnement.
De nombreuses archives peuvent être numérisées et les entreprises qui mettent en œuvre des programmes sans papier incluent la numérisation des enregistrements papier existants dans le cadre de ces programmes. De nombreuses entreprises ont constaté qu'elles stockaient de nombreux documents papier dont elles n'avaient pas besoin, telles que des copies des relevés mensuels envoyés aux clients. En plus de réduire le volume de documents papier stockés, les organisations qui ont entrepris des programmes de numérisation ont été en mesure de réaffecter de l'espace à des fins autres que le stockage de documents.