Vad är ett papperslöst kontor?

Ett papperslöst kontor är en arbetsmiljö som fungerar med de flesta eller alla sina dokument i digital form, lagrad elektroniskt och lättåtkomligt. Det bygger på idén att många av tidigare pappersbaserade funktioner i traditionella kontor har digitaliserats. När datorer blev allestädes närvarande i den västerländska arbetsmiljön började opinionsledare föreställa sig en arbetsplats där affärsverksamhet digitalt inte bara skulle effektivisera affärsprocessen utan också i stor utsträckning eliminera behovet av papper.

Den grundläggande idén bakom det papperslösa kontoret är att dokument i de flesta fall och i de flesta branscher inte behöver skrivas ut. Kontrakt kan till exempel skapas på ett kontor, e-postas till parterna och undertecknas elektroniskt, där varje part tillhandahåller en bekräftad kopia av det undertecknade dokumentet. Blåtryck kan lagras och nås online, med konstruktionsförloppet spåras digitalt. Restauranger kan effektivisera sin verksamhet och minimera fel genom att digitalisera sina matbeställningssystem. De flesta företag genomför åtminstone några av sina finansiella transaktioner elektroniskt.

Förutom att helt enkelt minska pappersvolymen på arbetsplatsen är en betydande fördel med att digitalisera dokument att den senaste versionen är direkt tillgänglig för alla. Tillgång till exakt, aktuell information är särskilt avgörande inom hälso- och sjukvården, där patientjournaler traditionellt har hållits i pappersfiler på olika platser. Potentialen för fel är betydande när det beror på sådana filer. Vissa patienter bär dock sina relevanta medicinska data på en digital lagringsenhet som uppdateras varje gång de besöker en sjukvårdspersonal. Dessa enheter, speglade av poster som upprätthålls i en central databas, är ett viktigt bidrag till att minska vårdpersonalens beroende av papper och sårbarhet för de problem som är förknippade med den.

Jämfört med digitaliserade poster har papper många nackdelar. Pappersdokument kräver en betydande mängd personal för att hantera - skapa dokument, sedan lagra och hämta dem. Mailing lägger ytterligare ett lager av tid och pengar till pappershantering. Pappersdokument måste också lagras, vare sig det är alfabetiskt eller efter skapat datum, och det enda sättet att hämta ett pappersdokument är genom att veta hur det har lagrats. Dessutom är cheferna medvetna om att ett felaktigt dokument ofta är ett förlorat dokument.

Ett av de viktigaste hindren för det papperslösa kontoret är den mänskliga faktorn - det vill säga de flesta företag har traditionellt varit pappersorienterade, och det är svårt att ändra gamla vanor. Många elektroniska dokument skrivs till exempel ofta ut och arkiveras helt enkelt som en rutinfråga. Dessutom gör skrivarens och kopieringsmaskinernas ökande sofistikering och kapacitet det möjligt att skriva ut dokument av en kvalitet som tidigare endast var tillgängligt från kommersiella skrivare, men till en bråkdel av deras kostnad. Detta ledde till en världsomspännande tryckfrenesi; från det att det papperslösa kontoret först formulerades fram till år 2000 beräknas det att den globala produktionen av pappersdokument av alla slag fördubblats. Sedan dess har emellertid produktionen planerat ut och därefter börjat sjunka.

Implementering av papperslösa kontor kan ge önskvärda miljöfördelar. Produktionen av papper bidrar både till avskogning och föroreningar, utöver produktionen av växthusgaser som sägs förvärra den globala uppvärmningen. Dessutom kan bläck som används vid tillverkning av själva dokument innehålla skadliga komponenter som i volym också har en negativ inverkan på miljön.

Många arkiv kan digitaliseras, och företag som implementerar papperslösa program inkluderar skanning av befintliga pappersposter som en del av dessa program. Många företag har upptäckt att de har lagrat många pappersposter de inte behöver, till exempel kopior av månatliga uttalanden som skickas till kunderna. Förutom att minska volymen lagrade pappersdokument har organisationer som genomgått digitaliseringsprogram kunnat omdisponera utrymme till andra syften än dokumentlagring.