Vad är ett papperslöst kontor?

Ett papperslöst kontor är en arbetsmiljö som arbetar med de flesta eller alla dess dokument i digital form, lagrad elektroniskt och lätt åtkomst. Det är baserat på idén att många av tidigare pappersbaserade funktioner på traditionella kontor har digitaliserats. När datorer blev allestädes närvarande i den västerländska arbetsmiljön, började opinionsledare föreställa sig en arbetsplats där att genomföra affärer digitalt inte bara effektivisera affärsprocessen, utan skulle också till stor del eliminera behovet av papper. Kontrakt, till exempel, kan skapas på ett kontor, mailat till parterna och undertecknas elektroniskt, med varje part tillhandahöll en certifierad kopia av det undertecknade dokumentet. Ritningar kan lagras och åtkomst till online, med konstruktionsframsteg spåras digitalt. Restauranger kan effektivisera sin verksamhet och minimera fel genom att digitalisera matenbeställningssystem. De flesta företag bedriver åtminstone några av sina finansiella transaktioner elektroniskt.

Förutom att helt enkelt minska pappersvolymen på arbetsplatsen är en betydande fördel med att digitalisera dokument att den senaste versionen är direkt tillgänglig för alla. Tillgång till korrekt, aktuell information är särskilt avgörande inom sjukvården, där patientjournaler traditionellt har underhållits i pappersfiler på olika platser. Potentialen för fel är betydande när du beror på sådana filer. Vissa patienter har emellertid sina relevanta medicinska data på en digital lagringsenhet som uppdateras när de besöker en sjukvårdspersonal. Dessa enheter, speglade av poster som upprätthålls i en central databas, är ett stort bidrag till att minska sjukvårdspersonalens beroende av papper och sårbarhet för de problem som är förknippade med den.

JämförD till digitaliserade poster, papper har många nackdelar. Pappersdokument kräver en betydande mängd personal för hantering - skapa dokument, sedan lagra och hämta dem. Mailing lägger till ytterligare ett lager tid och pengar till pappershantering. Pappersdokument måste också lagras, vare sig det är alfabetiskt eller efter skapelsedagen, och det enda sättet att hämta ett pappersdokument är genom att veta hur det lagrades. Dessutom är chefer akut medvetna om att ett felaktigt dokument ofta är ett förlorat dokument.

Ett av de viktigaste hindren för det papperslösa kontoret är den mänskliga faktorn-det vill säga de flesta företag traditionellt har varit pappersorienterade, och det är svårt att ändra gamla vanor. Till exempel är många elektroniska dokument ofta tryckt och inlämnas helt enkelt som en fråga om rutin. Dessutom gör den ökande sofistikering och kapacitet hos skrivare och kopieringsmaskiner det möjligt att skriva ut dokument av en kvalitet som tidigare endast var tillgänglig från Commerciial skrivare, men till en bråkdel av deras kostnad. Detta ledde till en världsomspännande tryckning av frenesi; Från det att det papperslösa kontoret först formulerades till 2000 beräknas det att den globala produktionen av pappersdokument för fördubblats. Sedan dess har emellertid utgången utjämnat och därefter började minska.

Implementering av papperslösa kontor kan ge önskvärda miljöfördelar. Produktionen av papper bidrar både till avskogning och föroreningar, utöver produktionen av växthusgaser som sägs förvärra den globala uppvärmningen. Dessutom kan bläcken som används vid produktionen av dokument själva innehålla skadliga komponenter som i volym också har en negativ inverkan på miljön.

Många arkiv kan digitaliseras och företag som implementerar papperslösa program inkluderar skanning av befintliga pappersregister som en del av dessa program. Många företag har funnit att de har lagrat många pappersregister de inte behöver, till exempel kopior of Månadsuttalanden som skickas till kunder. Förutom att minska volymen av lagrade pappersdokument har organisationer som har genomgått digitaliseringsprogram kunnat redigera utrymme för att syftar till annat än dokumentlagring.