Co je kancelář bez papíru?

Kancelář bez papírů je pracovní prostředí, které pracuje s většinou nebo všemi svými dokumenty v digitální podobě, je uloženo elektronicky a snadno přístupné. Je to založeno na myšlence, že mnoho dříve fungujících funkcí tradičních kanceláří bylo digitalizováno. Jak se počítače staly všudypřítomné v západním pracovním prostředí, představitelé veřejného mínění začali představovat pracoviště, kde by podnikání v digitálním měřítku nejen zefektivnilo obchodní proces, ale také by do značné míry eliminovalo potřebu papíru.

Základní myšlenkou bezpapírové kanceláře je, že ve většině případů a ve většině průmyslových odvětví není nutné dokumenty tisknout. Například smlouvy mohou být vytvořeny v jedné kanceláři, zaslány stranám e-mailem a elektronicky podepsány, přičemž každá ze stran poskytla ověřenou kopii podepsaného dokumentu. Plány lze ukládat a zpřístupňovat online, přičemž průběh výstavby je sledován digitálně. Restaurace mohou zefektivnit své operace a minimalizovat chyby digitalizací svých systémů objednávání potravin. Většina podniků provádí alespoň některé své finanční transakce elektronicky.

Kromě jednoduchého snížení objemu papíru na pracovišti je významnou výhodou digitalizace dokumentů i to, že nejnovější verze je okamžitě k dispozici všem. Přístup k přesným a aktuálním informacím je zvláště důležitý ve zdravotnictví, kde se záznamy o pacientech tradičně uchovávají v papírových souborech na různých místech. Potenciál chyby je značný, pokud závisí na takových souborech. Někteří pacienti však nesou svá příslušná lékařská data v digitálním paměťovém zařízení, které je aktualizováno při každé návštěvě zdravotnického pracovníka. Tato zařízení, zrcadlená záznamy vedenými v centrální databázi, jsou významným příspěvkem ke snížení spoléhání zdravotnických pracovníků na papír a náchylnosti k problémům s ním spojeným.

Ve srovnání s digitalizovanými záznamy má papír mnoho nevýhod. Papírové dokumenty vyžadují pro zpracování značné množství času zaměstnanců - vytváření dokumentů, jejich ukládání a vyhledávání. Mailing přidává další vrstvu času a peněz k manipulaci s papírem. Papírové dokumenty musí být také uloženy, ať už abecedně nebo podle data vytvoření, a jediný způsob, jak získat papírový dokument, je vědět, jak byl uložen. Kromě toho si manažeři uvědomují, že chybný dokument je často ztraceným dokumentem.

Jednou z nejvýznamnějších překážek v bezpapírové kanceláři je lidský faktor - to znamená, že většina podniků je tradičně orientována na papír a je těžké změnit staré návyky. Například mnoho elektronických dokumentů se často vytiskne a uloží jednoduše jako rutina. Rostoucí sofistikovanost a schopnost tiskáren a kopírovacích strojů navíc umožňuje tisknout dokumenty v kvalitě, která byla dříve k dispozici pouze u komerčních tiskáren, ale za zlomek nákladů. To vedlo k celosvětové tiskové šílenství; Od doby, kdy byla bezpapírová kancelář poprvé artiklována do roku 2000, se odhaduje, že celosvětová produkce papírových dokumentů všeho druhu se zdvojnásobila. Od té doby se však produkce ustálila a následně začala klesat.

Implementace kanceláří bez papíru by mohla přinést žádoucí environmentální výhody. Výroba papíru přispívá jak k odlesňování, tak ke znečištění, kromě produkce skleníkových plynů, které podle všeho zhoršují globální oteplování. Kromě toho mohou inkousty používané při výrobě dokumentů samy obsahovat škodlivé složky, které v objemu také mají nepříznivý dopad na životní prostředí.

Mnoho archivů může být digitalizováno a podniky, které implementují bezpapírové programy, zahrnují skenování existujících papírových záznamů jako součást těchto programů. Mnoho společností zjistilo, že ukládají mnoho papírových záznamů, které nepotřebují, například kopie měsíčních výpisů zasílaných zákazníkům. Organizace, které prošly digitalizačními programy, kromě snížení objemu uložených papírových dokumentů dokázaly rededikovat prostor i pro jiné účely, než je ukládání dokumentů.