Co je to bezpapírová kancelář?
Office bez papíru je pracovní prostředí, které pracuje s většinou nebo všemi jejími dokumenty v digitální podobě, uloženo elektronicky a snadno dostupné. Je to založeno na myšlence, že mnoho dříve papírových funkcí tradičních kanceláří se stalo digitalizováno. Když se počítače staly všudypřítomné v západním pracovním prostředí, vůdci názorů si začali představit pracoviště, kde by podniky digitálně zefektivnily obchodní proces, ale také by také do značné míry eliminovaly potřebu papíru. Například smlouvy mohou být vytvořeny v jedné kanceláři, zaslány e -mailem stranám a elektronicky podepsané, přičemž každá strana poskytla certifikovanou kopii podepsaného dokumentu. Blueprints lze ukládat a přistupovat online, přičemž vývoj je digitálně sledován. Restaurace mohou zefektivnit své operace a minimalizovat chyby digitalizací jejich jídlaObjednávání systémů. Většina podniků provádí alespoň některé ze svých finančních transakcí elektronicky.
Kromě jednoduše snížení objemu papíru na pracovišti je významnou výhodou digitalizačních dokumentů, že nejnovější verzi je okamžitě k dispozici všem. Přístup k přesným a aktuálním informacím je obzvláště důležitý ve zdravotnictví, kde se záznamy pacientů tradičně udržují v papírových souborech na různých místech. Potenciál chyby je podstatný, když v závislosti na takových souborech. Někteří pacienti však nesou relevantní lékařské údaje na digitálním úložném zařízení, které je aktualizováno, kdykoli navštíví zdravotnického pracovníka. Tato zařízení, zrcadlá záznamy udržovaná v centrální databázi, jsou hlavním příspěvkem ke snížení spoléhání se na zdravotnické pracovníky na papír a zranitelnost vůči problémům spojeným s ním.
porovnatD na digitalizované záznamy, papír má mnoho nevýhod. Papírové dokumenty vyžadují značné množství času na manipulaci - vytváření dokumentů, poté je ukládá a získává. Mailing přidává další vrstvu času a peněz na manipulaci s papírem. Papírové dokumenty musí být také uloženy, ať už abecedně nebo do data vytvoření, a jediným způsobem, jak získat papírový dokument, je vědět, jak byl uložen. Kromě toho si manažeři akutně uvědomují, že nesprávný dokument je často ztracený dokument.
Jednou z nejvýznamnějších překážek v kanceláři bez papíru je lidský faktor-tj. Většina podniků byla tradičně orientována na papír a je obtížné změnit staré návyky. Například mnoho elektronických dokumentů je často vytištěno a podáváno jednoduše jako rutina. Kromě toho rostoucí sofistikovanost a schopnost tiskáren a kopírovat stroje umožňuje tisknout dokumenty o kvalitě, která byla dříve k dispozici pouze od CommerciaL Tiskárny, ale za zlomek jejich nákladů. To vedlo k celosvětovému tisku šílenství; Od doby, kdy byla kancelář bez papíru poprvé artikulována do roku 2000, se odhaduje, že globální produkce papírových dokumentů všeho druhu se zdvojnásobila. Od té doby se však výstup vyrovnal a následně začal klesat.
Implementace bezpapírových kanceláří může přinést žádoucí environmentální výhody. Produkce papíru přispívá k odlesňování a znečištění, kromě produkce skleníkových plynů, o nichž se uvádí, že zhoršuje globální oteplování. Kromě toho mohou inkousty používané při výrobě samotných dokumentů obsahovat škodlivé komponenty, které mají v objemu také nepříznivý dopad na životní prostředí.
Mnoho archivů lze digitalizovat a podniky, které implementují programy bez papíru, zahrnují skenování stávajících papírových záznamů jako součást těchto programů. Mnoho společností zjistilo, že ukládají mnoho papírových záznamů, které nepotřebují, například kopie oF Měsíční prohlášení zaslaná zákazníkům. Kromě snížení objemu uložených papírových dokumentů byly organizace, které podstoupily digitalizační programy, schopny převést prostor pro účely jiné než ukládání dokumentů.