ペーパーレスオフィスとは何ですか？

ペーパーレスオフィスは、デジタル形式のほとんどまたはすべてのドキュメントを使用して動作する作業環境であり、電子的かつ簡単にアクセスできます。これは、従来のオフィスの以前の紙ベースの機能の多くがデジタル化されているという考えに基づいています。コンピューターが西洋の職場環境で遍在するようになるにつれて、オピニオンリーダーは、ビジネスをデジタル的に行うことがビジネスプロセスを合理化するだけでなく、論文の必要性を大部分排除する職場を想像し始めました。たとえば、契約は1つのオフィスで作成し、当事者に電子メールを送信し、電子的に署名し、各当事者が署名された文書の認定コピーを提供します。青写真は、オンラインで保存およびアクセスでき、建設の進捗状況はデジタルで追跡できます。レストランは、自分の食べ物をデジタル化することで操業を合理化し、エラーを最小限に抑えることができます注文システム。ほとんどの企業は、少なくとも金融取引の一部を電子的に実施しています。

職場の紙の量を単純に減らすことに加えて、ドキュメントをデジタル化することの重要な利点は、最新のバージョンが即座に利用できることです。正確で最新の情報へのアクセスは、さまざまな場所の紙ファイルで患者の記録が伝統的に維持されてきたヘルスケアでは特に重要です。そのようなファイルに依存する場合、エラーの可能性は大きくなります。ただし、一部の患者は、ヘルスケアの専門家を訪問するたびに更新されるデジタルストレージデバイスに適切な医療データを持っています。中央のデータベースに維持されているレコードに反映されるこれらのデバイスは、医療専門家の紙への依存とそれに関連する問題に対する脆弱性を減らすことに大きく貢献しています。

比較dデジタル化されたレコードには、紙には多くの欠点があります。紙の文書には、処理するためのかなりの量のスタッフ時間が必要です。文書の作成、保存および取得。郵送すると、別の時間とお金の層が紙の処理に追加されます。紙の文書も、アルファベット順であろうと作成日までに保存する必要があり、紙の文書を取得する唯一の方法は、それがどのように保存されたかを知ることです。さらに、マネージャーは、失敗したドキュメントがしばしば失われたドキュメントであることを鋭く認識しています。

ペーパーレスオフィスに対する最も重要な障害の1つは、ヒューマンファクターです。つまり、ほとんどの企業は伝統的に紙志向であり、古い習慣を変えることは困難です。 たとえば、多くの電子文書は頻繁に印刷され、日常的な問題として単純に提出されています。さらに、プリンターとコピーマシンの洗練と能力の向上により、以前は市販のみで利用可能だった品質のドキュメントを印刷することができますlプリンターですが、そのコストのほんの一部です。これにより、世界的な印刷の狂乱が生じました。ペーパーレスオフィスが最初に表現されてから2000年まで、あらゆる種類の紙文書の世界的な出力が2倍になったと推定されています。しかし、それ以来、出力は平準化され、その後減少し始めました。

ペーパーレスオフィスの実装は、望ましい環境上の利点を生み出す可能性があります。紙の生産は、地球温暖化を悪化させると言われている温室効果ガスの生産に加えて、森林破壊と汚染の両方に貢献しています。さらに、ドキュメント自体の生産に使用されるインクには、環境にも悪影響を与える有害なコンポーネントが含まれています。

多くのアーカイブをデジタル化することができ、ペーパーレスプログラムを実装する企業には、これらのプログラムの一部として既存の紙記録のスキャンが含まれます。多くの企業は、コピーなど、必要のない多くの紙の記録を保存していることを発見しましたof顧客に送信される毎月の声明。保存された紙の文書の量を減らすことに加えて、デジタル化プログラムを受けた組織は、ドキュメントストレージ以外の目的にスペースを再現することができました。