ペーパーレスオフィスとは

ペーパーレスオフィスは、ほとんどまたはすべてのドキュメントをデジタル形式で操作し、電子的に保存され、簡単にアクセスできる作業環境です。 従来のオフィスの以前は紙ベースだった機能の多くがデジタル化されたという考えに基づいています。 西洋の作業環境でコンピューターが遍在するにつれて、オピニオンリーダーは、デジタルでビジネスを行うことでビジネスプロセスを合理化するだけでなく、紙の必要性を大幅に排除する職場を想定し始めました。

ペーパーレスオフィスの基本的な考え方は、ほとんどの場合、ほとんどの業界で、ドキュメントを印刷する必要がないということです。 たとえば、1つのオフィスで契約を作成し、当事者に電子メールで送信し、電子署名することができます。各当事者は、署名された文書の認証済みコピーを提供します。 ブループリントはオンラインで保存およびアクセスでき、建設の進行状況をデジタルで追跡できます。 レストランでは、食品注文システムをデジタル化することにより、業務を合理化し、エラーを最小限に抑えることができます。 ほとんどの企業は、少なくとも一部の金融取引を電子的に行っています。

職場の紙の量を単純に減らすことに加えて、ドキュメントをデジタル化することの大きな利点は、誰でもすぐに最新バージョンが利用できることです。 正確で最新の情報へのアクセスは、患者の記録がさまざまな場所の紙のファイルで伝統的に維持されてきた医療において特に重要です。 このようなファイルに依存している場合、エラーの可能性は非常に大きくなります。 ただし、一部の患者は、医療専門家を訪れるたびに更新されるデジタルストレージデバイスに適切な医療データを保持しています。 これらのデバイスは、中央データベースに保持されているレコードによってミラー化されており、医療専門家の紙への依存とそれに関連する問題に対する脆弱性を減らすことに大きく貢献しています。

デジタル化された記録と比較して、紙には多くの欠点があります。 紙のドキュメントは、ドキュメントの作成、保存、取得にかなりの時間を要します。 郵送は、紙の取り扱いに時間とお金の別の層を追加します。 紙文書もアルファベット順または作成日ごとに保存する必要があります。紙文書を取得する唯一の方法は、保存方法を知ることです。 さらに、管理者は、誤ってファイリングされたドキュメントが紛失したドキュメントであることが多いことを鋭く認識しています。

ペーパーレスオフィスに対する最も重大な障害の1つは人的要因です。つまり、ほとんどの企業は伝統的に紙指向であり、古い習慣を変えることは困難です。 たとえば、多くの電子文書は、単に日常的な問題として頻繁に印刷され、ファイルされます。 さらに、プリンターとコピー機の高度化と能力の向上により、以前は商用プリンターでしか入手できなかった品質のドキュメントを、わずかなコストで印刷できるようになりました。 これは世界的な印刷狂乱につながりました。 ペーパーレスオフィスが最初に明確になったときから2000年まで、あらゆる種類の紙のドキュメントの世界的な出力が2倍になったと推定されています。 しかし、その後、出力は横ばいになり、その後減少し始めました。

ペーパーレスオフィスの実装は、望ましい環境上のメリットをもたらす可能性があります。 紙の生産は、地球温暖化を悪化させると言われる温室効果ガスの生産に加えて、森林破壊と汚染の両方に貢献しています。 さらに、文書の作成に使用されるインク自体には、環境にも悪影響を与える有害な成分が含まれている可能性があります。

多くのアーカイブはデジタル化でき、ペーパーレスプログラムを実装する企業には、既存の紙の記録をそれらのプログラムの一部としてスキャンすることが含まれます。 多くの企業は、顧客に送付される毎月の明細書のコピーなど、不要な多くの紙の記録を保管していることに気付いています。 保管される紙文書の量を削減することに加えて、デジタル化プログラムを受けた組織は、文書の保管以外の目的にスペースを再配分することができました。