Wat is een papierloos kantoor?
Een papierloos kantoor is een werkomgeving die werkt met de meeste of al zijn documenten in digitale vorm, elektronisch opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk. Het is gebaseerd op het idee dat veel van voorheen papieren functies van traditionele kantoren gedigitaliseerd zijn geworden. Naarmate computers alomtegenwoordig werden in de westerse werkomgeving, begonnen opinieleiders zich een werkplek voor te stellen waar het digitale bedrijfsactiviteiten niet alleen het bedrijfsproces zou stroomlijnen, maar ook grotendeels de behoefte aan papier zouden elimineren.
Het basisidee dat ten grondslag ligt aan het papierloze kantoor is dat, in de meeste industrieën en in de meeste industrieën, documenten niet moeten worden afgedrukt. Contracten kunnen bijvoorbeeld in één kantoor worden gemaakt, naar de partijen gemaild en elektronisch ondertekend, waarbij elke partij een gecertificeerde kopie van het ondertekende document heeft verstrekt. Blauwdrukken kunnen online worden opgeslagen en toegankelijk worden toegankelijk, met de voortgang van de bouw digitaal gevolgd. Restaurants kunnen hun activiteiten stroomlijnen en fouten minimaliseren door hun voedsel te digitaliserenBestelsystemen. De meeste bedrijven voeren ten minste enkele van hun financiële transacties elektronisch uit.
Naast het eenvoudig verminderen van het volume papier op de werkplek, is een aanzienlijk voordeel van het digitaliseren van documenten dat de meest recente versie direct voor iedereen beschikbaar is. Toegang tot nauwkeurige, up-to-date informatie is vooral cruciaal in de gezondheidszorg, waarbij patiëntendossiers traditioneel in papieren bestanden op verschillende locaties worden onderhouden. Het potentieel voor fouten is aanzienlijk wanneer afhankelijk van dergelijke bestanden. Sommige patiënten dragen echter hun relevante medische gegevens op een digitaal opslagapparaat dat wordt bijgewerkt wanneer ze een zorgverlener bezoeken. Deze apparaten, gespiegeld door records die in een centrale database worden bijgehouden, leveren een belangrijke bijdrage aan het verminderen van de afhankelijkheid van zorgverleners op papier en kwetsbaarheid voor de verbonden problemen.
vergelijkenD Om gedigitaliseerde records te hebben, heeft papier veel nadelen. Papieren documenten vereisen een aanzienlijk aantal personeelstijd voor het afhandelen - documenten maken en vervolgens opslaan en ophalen. Mailing voegt nog een laag tijd en geld toe aan papierbehandeling. Papieren documenten moeten ook worden opgeslagen, alfabetisch of op datum van creatie, en de enige manier om een papieren document op te halen is door te weten hoe het is opgeslagen. Bovendien zijn managers zich er scherp van bewust dat een verkeerd gefileerd document vaak een verloren document is.
Een van de belangrijkste obstakels voor het papierloze kantoor is de menselijke factor-dat wil zeggen dat de meeste bedrijven traditioneel papiergericht zijn geweest en het is moeilijk om oude gewoonten te veranderen. Veel elektronische documenten worden bijvoorbeeld vaak afgedrukt en eenvoudig ingediend als een kwestie van routine. Bovendien maakt de toenemende verfijning en het vermogen van printers en kopieermachines het mogelijk om documenten af te drukken van een kwaliteit die voorheen alleen beschikbaar was van Commercial Printers, maar met een fractie van hun kosten. Dit leidde tot een wereldwijde drukkerij; Vanaf het moment dat het papierloze kantoor voor het eerst werd gearticuleerd tot 2000, wordt geschat dat de wereldwijde output van allerlei soorten papierdocumenten verdubbelde. Sindsdien is de output echter afgestemd en begon vervolgens te dalen.
Implementatie van papierloze kantoren kan wenselijke milieuvoordelen opleveren. De productie van papieren draagt zowel bij aan ontbossing als vervuiling, naast de productie van broeikasgassen, waarvan wordt gezegd dat ze de opwarming van de aarde verergeren. Bovendien kunnen de inkten die worden gebruikt bij de productie van documenten zelf schadelijke componenten bevatten die in volume ook een negatieve impact hebben op het milieu.
Veel archieven kunnen worden gedigitaliseerd en bedrijven die papierloze programma's implementeren, omvatten het scannen van bestaande papieren records als onderdeel van die programma's. Veel bedrijven hebben ontdekt dat ze veel papieren records hebben opslaan die ze niet nodig hebben, zoals kopieën of Maandelijkse verklaringen die aan klanten zijn verzonden. Naast het verminderen van het volume van opgeslagen papieren documenten, hebben organisaties die digitaliseringsprogramma's hebben ondergaan in staat om de ruimte naar andere doeleinden dan documentopslag te redden.