Wat is een papierloos kantoor?
Een papierloos kantoor is een werkomgeving die werkt met de meeste of alle documenten in digitale vorm, elektronisch opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk. Het is gebaseerd op het idee dat veel van de voorheen op papier gebaseerde functies van traditionele kantoren zijn gedigitaliseerd. Naarmate computers alomtegenwoordig werden in de westerse werkomgeving, begonnen opinieleiders een werkplek voor te stellen waar digitaal zakendoen niet alleen het bedrijfsproces zou stroomlijnen, maar ook de behoefte aan papier grotendeels zou elimineren.
Het basisidee van het papierloze kantoor is dat documenten in de meeste gevallen en in de meeste industrieën niet hoeven te worden afgedrukt. Contracten kunnen bijvoorbeeld in één kantoor worden gemaakt, naar de partijen worden gemaild en elektronisch worden ondertekend, waarbij elke partij een gewaarmerkt afschrift van het ondertekende document verstrekt. Blauwdrukken kunnen worden opgeslagen en online worden geraadpleegd, terwijl de voortgang van de bouw digitaal wordt bijgehouden. Restaurants kunnen hun activiteiten stroomlijnen en fouten minimaliseren door hun bestelsystemen voor levensmiddelen te digitaliseren. De meeste bedrijven voeren ten minste een deel van hun financiële transacties elektronisch uit.
Naast het eenvoudig verminderen van de hoeveelheid papier op de werkplek, is een belangrijk voordeel van het digitaliseren van documenten dat de meest recente versie direct voor iedereen beschikbaar is. Toegang tot nauwkeurige, up-to-date informatie is vooral cruciaal in de gezondheidszorg, waar patiëntendossiers traditioneel worden bewaard in papieren dossiers op verschillende locaties. De kans op fouten is aanzienlijk wanneer deze afhankelijk zijn van dergelijke bestanden. Sommige patiënten dragen hun relevante medische gegevens echter op een digitaal opslagapparaat dat wordt bijgewerkt wanneer ze een zorgverlener bezoeken. Deze apparaten, gespiegeld door records die worden bijgehouden in een centrale database, zijn een belangrijke bijdrage aan het verminderen van de afhankelijkheid van zorgprofessionals op papier en de kwetsbaarheid voor de problemen die ermee samenhangen.
In vergelijking met gedigitaliseerde records heeft papier veel nadelen. Papieren documenten vereisen een aanzienlijke hoeveelheid personeelstijd voor de verwerking - het maken van documenten en deze vervolgens opslaan en ophalen. Mailing voegt een extra laag tijd en geld toe aan de papierverwerking. Papieren documenten moeten ook worden opgeslagen, alfabetisch of op aanmaakdatum, en de enige manier om een papieren document op te halen is door te weten hoe het is opgeslagen. Bovendien zijn managers zich er terdege van bewust dat een verkeerd bewaard document vaak een verloren document is.
Een van de belangrijkste obstakels voor het papierloze kantoor is de menselijke factor - dat wil zeggen dat de meeste bedrijven van oudsher papiergericht zijn en het is moeilijk om oude gewoonten te veranderen. Veel elektronische documenten worden bijvoorbeeld vaak routinematig afgedrukt en opgeslagen. Bovendien maakt de toenemende verfijning en mogelijkheden van printers en kopieermachines het mogelijk om documenten van een kwaliteit af te drukken die voorheen alleen verkrijgbaar was bij commerciële printers, maar voor een fractie van hun kosten. Dit leidde tot een wereldwijde drukte; vanaf het moment dat het papierloze kantoor voor het eerst werd gearticuleerd tot 2000, wordt geschat dat de wereldwijde output van papieren documenten van alle soorten is verdubbeld. Sindsdien is de output echter afgevlakt en begon deze vervolgens te dalen.
Implementatie van papierloze kantoren kan gewenste milieuvoordelen opleveren. De productie van papier draagt bij aan zowel ontbossing als vervuiling, naast de productie van broeikasgassen waarvan wordt gezegd dat ze de opwarming van de aarde verergeren. Bovendien kunnen de inkten die worden gebruikt bij de productie van documenten zelf schadelijke componenten bevatten die, in volume, ook een negatieve invloed hebben op het milieu.
Veel archieven kunnen worden gedigitaliseerd en bedrijven die papierloze programma's implementeren, scannen onder andere bestaande papieren documenten als onderdeel van die programma's. Veel bedrijven hebben ontdekt dat ze veel papieren records hebben opgeslagen die ze niet nodig hebben, zoals kopieën van maandelijkse overzichten die naar klanten zijn verzonden. Naast het verminderen van het aantal opgeslagen papieren documenten, hebben organisaties die digitaliseringsprogramma's hebben ondergaan, ruimte kunnen herbestemmen voor andere doeleinden dan documentopslag.