종이없는 사무실은 무엇입니까?

Paperless Office는 대부분의 또는 모든 문서와 함께 디지털 형태로 작동하며 전자적으로 쉽게 액세스 할 수있는 작업 환경입니다. 그것은 전통적인 사무실의 이전에 종이 기반 기능 중 많은 부분이 디지털화되었다는 생각에 기초합니다. 서구 작업 환경에서 컴퓨터가 유비쿼터스가되면서 의견 리더들은 비즈니스를 디지털 방식으로 간소화 할뿐만 아니라 비즈니스 프로세스를 간소화 할뿐만 아니라 종이의 필요성을 크게 제거 할 수있는 작업장을 구상하기 시작했습니다. 예를 들어, 계약은 한 사무실에서 생성하고 당사자에게 이메일을 보내고 전자적으로 서명 할 수 있으며 각 당사자는 서명 된 문서의 인증 된 사본을 제공했습니다. 청사진은 구조 진행 상황이 디지털 방식으로 추적되면서 온라인으로 저장 및 액세스 할 수 있습니다. 식당은 음식을 간소화하고 음식을 디지털화하여 오류를 최소화 할 수 있습니다.주문 시스템. 대부분의 기업은 전자적으로 재무 거래 중 일부를 수행합니다.

직장에서 종이의 양을 단순히 줄이는 것 외에도 문서 디지털화의 상당한 장점은 가장 최근 버전을 모든 사람이 즉시 사용할 수 있다는 것입니다. 정확하고 최신 정보에 대한 액세스는 특히 환자 기록이 전통적으로 다양한 위치의 종이 파일로 유지 된 의료에 중요합니다. 이러한 파일에 따라 오류 가능성이 상당합니다. 그러나 일부 환자는 의료 전문가를 방문 할 때마다 업데이트되는 디지털 저장 장치에 적절한 의료 데이터를 가지고 다닙니다. 중앙 데이터베이스에서 유지되는 기록에 의해 반영된이 장치는 의료 전문가의 종이에 대한 의료 및 관련 문제에 대한 취약성을 줄이는 데 큰 기여를합니다.

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비교d 디지털화 된 레코드에서 종이에는 많은 단점이 있습니다. 종이 문서에는 처리를위한 많은 직원 시간이 필요합니다. 문서 작성, 문서 작성 및 저장 및 검색. 메일 링은 종이 처리에 또 다른 시간과 돈을 추가합니다. 종이 문서는 또한 알파벳순 또는 생성 날짜에 따라 저장해야하며, 종이 문서를 검색하는 유일한 방법은 그것이 어떻게 저장되었는지를 아는 것입니다. 또한 관리자는 오해 된 문서가 종종 잃어버린 문서라는 것을 잘 알고 있습니다.

종이없는 사무실에 가장 중요한 장애물 중 하나는 인적 요소입니다. 예를 들어, 많은 전자 문서는 종종 일상적인 문제로 인쇄되고 제출됩니다. 또한 프린터 및 복사기의 정교함과 기능이 증가함에 따라 Commercia에서만 이전에 사용할 수 있었던 품질의 문서를 인쇄 할 수 있습니다.L 프린터이지만 비용의 일부입니다. 이로 인해 전 세계 인쇄 열풍이 발생했습니다. Paperless Office가 처음으로 명확하게 표현 될 때부터 2000 년까지 모든 종류의 종이 문서의 글로벌 출력이 두 배가 된 것으로 추정됩니다. 그러나 그 이후로 출력은 레벨이 떨어지고 이후에 감소하기 시작했습니다.

종이없는 사무실의 구현은 바람직한 환경 혜택을 생산할 수 있습니다. 종이의 생산은 지구 온난화를 악화 시킨다고 말하는 온실 가스의 생산 외에도 삼림 벌채와 오염에 기여합니다. 또한 문서 생산에 사용되는 잉크에는 부피가 환경에 부정적인 영향을 미치는 유해한 구성 요소가 포함될 수 있습니다.

많은 아카이브가 디지털화 될 수 있으며 종이없는 프로그램을 구현하는 기업에는 해당 프로그램의 일부로 기존 종이 기록을 스캔하는 것이 포함됩니다. 많은 회사들이 사본과 같이 필요없는 많은 종이 기록을 저장하고 있음을 발견했습니다.f 고객에게 전송 된 월별 진술. 저장된 종이 문서의 양을 줄이는 것 외에도 디지털화 프로그램을 겪은 조직은 문서 저장 이외의 목적으로 공간을 바꿀 수있었습니다.