페이퍼리스 오피스 란?

종이없는 사무실은 전자 문서로 쉽게 액세스 할 수 있도록 디지털 형식으로 대부분 또는 모든 문서를 처리하는 작업 환경입니다. 그것은 전통적인 사무실의 많은 종이 기반 기능들이 디지털화되었다는 아이디어에 기초하고 있습니다. 서구의 작업 환경에서 컴퓨터가 보편적으로 사용됨에 따라, 의견 리더들은 비즈니스를 디지털 방식으로 수행하는 것이 비즈니스 프로세스를 능률화 할뿐만 아니라 종이의 필요성을 크게 없애는 작업장을 구상하기 시작했습니다.

종이없는 사무실의 기본 개념은 대부분의 경우 대부분의 산업에서 문서를 인쇄 할 필요가 없다는 것입니다. 예를 들어, 계약서는 한 사무실에서 작성되어 당사자에게 이메일로 발송되고 전자 서명되며 서명 된 문서의 인증 된 사본이 각 당사자에게 제공됩니다. 건설 진행 상황을 디지털 방식으로 추적하여 청사진을 온라인으로 저장하고 액세스 할 수 있습니다. 식당은 음식 주문 시스템을 디지털화하여 운영을 간소화하고 오류를 최소화 할 수 있습니다. 대부분의 비즈니스는 최소한 일부 금융 거래를 전자적으로 수행합니다.

직장에서 종이의 양을 줄이는 것 외에도 문서를 디지털화하는 데있어 중요한 이점은 최신 버전을 모든 사람이 즉시 사용할 수 있다는 것입니다. 환자 기록이 전통적으로 다양한 장소의 종이 파일로 유지되는 건강 관리에서 정확한 최신 정보에 대한 액세스는 특히 중요합니다. 이러한 파일에 의존 할 때 오류 가능성이 상당합니다. 그러나 일부 환자는 의료 전문가를 방문 할 때마다 업데이트되는 디지털 저장 장치에 적절한 의료 데이터를 가지고 있습니다. 중앙 데이터베이스에서 유지 관리되는 레코드로 미러링 된 이러한 장치는 의료 전문가가 종이에 대한 의존도를 줄이고 관련 문제에 대한 취약성을 줄이는 데 크게 기여합니다.

디지털화 된 기록과 비교할 때, 종이에는 많은 단점이 있습니다. 종이 문서는 문서를 작성하고 저장하고 검색하는 데 상당한 시간이 소요됩니다. 우편은 종이 처리에 시간과 돈을 더 추가합니다. 종이 문서는 사전 순 또는 작성 날짜에 따라 저장해야하며 종이 문서를 검색하는 유일한 방법은 문서 저장 방법을 아는 것입니다. 또한 관리자는 잘못 제출 된 문서가 종종 손실 된 문서임을 잘 알고 있습니다.

종이없는 사무실에 가장 큰 장애물 중 하나는 인적 요소입니다. 즉, 대부분의 비즈니스는 전통적으로 종이 지향적이며 오래된 습관을 바꾸기가 어렵습니다. 예를 들어, 많은 전자 문서는 일상적인 문제로 자주 인쇄되고 보관됩니다. 또한, 프린터 및 복사기의 정교함과 기능이 향상됨에 따라 이전에는 상용 프린터에서만 사용할 수 있었지만 적은 비용으로 품질의 문서를 인쇄 할 수있게되었습니다. 이로 인해 전세계 인쇄 열풍이 발생했습니다. 종이없는 사무실이 처음으로 명료화 된 시점부터 2000 년까지 모든 종류의 종이 문서의 전세계 생산량은 두 배로 증가한 것으로 추정됩니다. 그러나 그 이후로, 출력은 평준화되었고 그에 따라 감소하기 시작했습니다.

종이없는 사무실을 구현하면 바람직한 환경 적 이점을 얻을 수 있습니다. 종이 생산은 삼림 벌채와 오염 모두에 기여하며 지구 온난화를 악화시키는 온실 가스 생산과 함께. 또한 문서 제작에 사용 된 잉크 자체에는 환경에 악영향을 미치는 유해 성분이 포함될 수 있습니다.

많은 아카이브를 디지털화 할 수 있으며, 종이없는 프로그램을 구현하는 기업은 기존 종이 레코드를 해당 프로그램의 일부로 스캔하는 것을 포함합니다. 많은 회사들이 고객에게 보내는 월별 명세서 사본과 같이 필요없는 많은 종이 기록을 저장하고 있음을 발견했습니다. 저장된 종이 문서의 양을 줄이는 것 외에도 디지털화 프로그램을받은 조직은 문서 저장 이외의 목적으로 공간을 다시 할당 할 수있었습니다.