Hva er et papirløst kontor?

Et papirløst kontor er et arbeidsmiljø som fungerer med de fleste eller alle dokumentene i digital form, lagret elektronisk og lett tilgjengelig. Det er basert på ideen om at mange av de tidligere papirbaserte funksjonene til tradisjonelle kontorer har blitt digitalisert. Da datamaskiner ble allestedsnærværende i det vestlige arbeidsmiljøet, begynte opinionsledere å se for seg en arbeidsplass der det å drive virksomhet digitalt ikke bare ville effektivisere forretningsprosessen, men også i stor grad ville eliminere behovet for papir.

Den grunnleggende ideen bak det papirløse kontoret er at det i de fleste tilfeller og i de fleste bransjer ikke trenger å skrives ut. Kontrakter kan for eksempel opprettes på ett kontor, e-postes til partene og signeres elektronisk, hvor hver part leverer en bekreftet kopi av det signerte dokumentet. Blueprints kan lagres og nås på nettet, med fremdriften i konstruksjonen sporet digitalt. Restauranter kan effektivisere driften og minimere feil ved å digitalisere matbestillingssystemene. De fleste virksomheter gjennomfører minst noen av sine økonomiske transaksjoner elektronisk.

I tillegg til å bare redusere papirmengden på arbeidsplassen, er en betydelig fordel med digitalisering av dokumenter at den nyeste versjonen er umiddelbart tilgjengelig for alle. Tilgang til nøyaktig, oppdatert informasjon er spesielt viktig i helsevesenet, der pasientjournalene tradisjonelt har blitt oppbevart i papirfiler på forskjellige steder. Potensialet for feil er betydelig når det er avhengig av slike filer. Noen pasienter bærer imidlertid relevant medisinsk data på en digital lagringsenhet som oppdateres når de besøker helsepersonell. Disse enhetene, speilet av poster som er opprettholdt i en sentral database, er et viktig bidrag til å redusere helsepersonellens avhengighet av papir og sårbarhet for problemene som er forbundet med det.

Sammenlignet med digitaliserte poster har papir mange ulemper. Papirdokumenter krever en betydelig mengde medarbeidertid for håndtering - oppretting av dokumenter, deretter lagring og henting av dem. Mailing tilfører papirlagshåndtering et annet lag med tid og penger. Papirdokumenter må også lagres, enten alfabetisk eller etter opprettelsesdato, og den eneste måten å hente et papirdokument på er ved å vite hvordan det ble lagret. I tillegg er ledere akutt klar over at et feilfylt dokument ofte er et tapt dokument.

En av de viktigste hindringene for det papirløse kontoret er den menneskelige faktoren - det vil si at de fleste virksomheter tradisjonelt har vært papirorienterte, og det er vanskelig å endre gamle vaner. For eksempel blir mange elektroniske dokumenter ofte skrevet ut og arkivert ganske enkelt som rutine. I tillegg gjør den økende raffinementen og evnen til skrivere og kopimaskiner det mulig å skrive ut dokumenter av en kvalitet som tidligere bare var tilgjengelig fra kommersielle skrivere, men til en brøkdel av kostnadene. Dette førte til en verdensomspennende trykking. fra det tidspunktet som det papirløse kontoret ble artikulert til 2000, anslås det at den globale produksjonen av papirdokumenter av alle slag doblet seg. Siden den gang har imidlertid produksjonen flatet ut og deretter begynt å avta.

Implementering av papirløse kontorer kan gi ønskelige miljøgevinster. Produksjon av papir bidrar både til avskoging og forurensning, i tillegg til produksjon av klimagasser som sies å forverre den globale oppvarmingen. I tillegg kan blekket som brukes i produksjonen av dokumenter i seg selv inneholde skadelige komponenter som i volum også har en negativ innvirkning på miljøet.

Mange arkiver kan digitaliseres, og bedrifter som implementerer papirløse programmer inkluderer skanning av eksisterende papirjournaler som en del av disse programmene. Mange selskaper har funnet ut at de har lagret mange papirjournaler de ikke trenger, for eksempel kopier av månedlige uttalelser sendt til kunder. I tillegg til å redusere volumet av lagrede papirdokumenter, har organisasjoner som har gjennomgått digitaliseringsprogrammer vært i stand til å omplassere plass til andre formål enn dokumentlagring.