Qu'est-ce qu'une demande d'informations?
La demande d'informations, ou RFI, est une stratégie commerciale commune conçue pour permettre aux clients potentiels de collecter des données sur les services et l'assistance offerts par différents fournisseurs potentiels. Le format exact du document variera en fonction du type et de la profondeur des informations que le client souhaite obtenir. Souvent, une demande d’information est un document de questions-réponses simple qui nécessite des réponses très simples, permettant au client de soumettre la demande à plusieurs fournisseurs et de comparer facilement les réponses.
Alors que la demande d’information partage certaines caractéristiques avec la demande de proposition ou la demande de propositions, les clients ont tendance à utiliser la demande d’information pour collecter des données de base afin de déterminer les fournisseurs sélectionnés pour recevoir une invitation à soumettre une proposition formelle. La RFI typique ne fournit pas beaucoup d'informations sur le client, et a tendance à se concentrer davantage sur les pratiques commerciales générales, la gamme de biens et services disponibles chez le fournisseur, et parfois sur les prix publiés standard. En revanche, la RFP ira généralement au-delà de ces informations de base en fournissant des données supplémentaires sur le client, en demandant une tarification en fonction du volume d'utilisation et en invitant les fournisseurs à répondre aux besoins spécifiques du client.
Dans cette perspective, la demande d'informations peut être considérée comme un moyen de collecter des informations qui sont ensuite évaluées et utilisées pour déterminer la prochaine étape du processus. Si l’idée est de rechercher éventuellement des fournisseurs pour l’établissement d’un accord contractuel à long terme, le client peut envoyer la demande de renseignements à plusieurs entreprises proposant les produits de base souhaités. Une fois que toutes les réponses ont été reçues, le client compare ensuite les mérites de chaque réponse, en réduisant éventuellement la liste des candidats à la DP à une sélection de candidats. À ce stade, les fournisseurs qui ont réussi cette étape préliminaire sont invités à soumettre une proposition, généralement en utilisant une demande et un format spécifié fourni par le client potentiel.
Une demande d'informations peut également être utilisée comme processus métier de base pour évaluer des fournisseurs potentiels lorsqu'aucun accord contractuel à long terme n'est pratique. Dans ce scénario, la demande de renseignements sert à identifier les fournisseurs offrant le prix standard le plus compétitif pour les biens et services dont le client peut avoir besoin de temps à autre. Par exemple, une entreprise locale peut envoyer une demande de renseignements à tous les magasins de fournitures de bureau locaux afin de déterminer celui qui propose le prix le plus bas pour les fournitures de bureau générales, ceux qui offrent des rabais au volume si la commande dépasse un certain montant, et qui livre des commandes avec ou sans frais de livraison. Les données sont conservées dans des fichiers, ce qui permet à la petite entreprise de décider où acheter des fournitures de bureau en cas de besoin.