Co je to žádost o informace?
Žádost o informace, nebo RFI, je společná obchodní strategie, která je navržena tak, aby umožnila potenciálním klientům shromažďovat údaje týkající se služeb a podpory nabízené různými potenciálními poskytovateli. Přesný formát dokumentu se bude lišit v závislosti na typu a hloubce informací, které si klient přeje získat. Žádost o informace je často přímým dokumentem o otázkách a odpovědích, který vyžaduje velmi jednoduché odpovědi, což klientovi umožňuje odeslat žádost více dodavatelům a snadno porovnat odpovědi.
Zatímco žádost o informace sdílí některé vlastnosti se žádostí o nabídku nebo RFP, zákazníci mají tendenci používat RFI jako prostředek shromažďování základních údajů při přípravě na rozhodnutí, kteří prodejci budou vybráni, aby dostali výzvu k podání formálního návrhu. Typický RFI neposkytuje mnoho informací o klientovi na pozadí a má tendenci se více soustředit na obecné obchodní praktiky, sortiment zboží a služeb dostupných od dodavatele a někdy na standardní zveřejňované ceny. Naproti tomu RFP obvykle přesáhne tyto základní informace, poskytne dodatečné údaje o klientovi, vyžádá si stanovení ceny na základě využití objemu a vyzve dodavatele, aby reagovali řešeními na specifické potřeby klienta.
Z tohoto hlediska lze žádost o informace považovat za prostředek shromažďování informací, který je poté vyhodnocen a využit k určení dalšího kroku procesu. Pokud je záměrem nakonec vyhledat dodavatele za účelem uzavření dlouhodobé smluvní dohody, může klient zaslat RFI do více podniků, které nabízejí požadované základní produkty. Jakmile jsou přijaty všechny odpovědi, klient poté porovná opodstatněnost každé odpovědi, případně zúží seznam kandidátů RFP na několik vybraných. V tomto okamžiku jsou prodejci, kteří úspěšně prošli touto předběžnou fází, vyzváni, aby předložili návrh, obvykle s použitím požadavku a specifikovaného formátu dodaného potenciálním klientem.
Žádost o informace může být také použita jako základní obchodní proces k vyhodnocení potenciálních prodejců, pokud není dlouhodobá smluvní dohoda praktická. V tomto scénáři slouží RFI k určení dodavatelů, kteří nabízejí nejkonkurenceschopnější standardní ceny zboží a služeb, které může klient čas od času potřebovat. Například místní podnik může rozeslat RFI do všech obchodů s místními kancelářskými potřebami, aby zjistil, který z nich má nejnižší cenu za běžné kancelářské potřeby, které nabízejí množstevní slevy, pokud je objednávka vyšší než určitá částka, a který doručuje objednávky s nebo bez dodacích poplatků. Data jsou uchovávána v evidenci, což umožňuje malým podnikům rozhodovat o tom, kde nakoupit kancelářské potřeby v případě potřeby.