Hva er en forespørsel om informasjon?

Forespørsel om informasjon, eller RFI, er en vanlig forretningsstrategi som er utformet for å la potensielle kunder samle inn data angående tjenester og support som tilbys av forskjellige potensielle leverandører. Det nøyaktige formatet til dokumentet vil variere, basert på type og dybde informasjon som klienten ønsker å skaffe. Ofte er en forespørsel om informasjon et enkelt spørsmål og svar dokument som krever veldig enkle svar, slik at klienten kan sende forespørselen til flere leverandører og enkelt sammenligne svarene.

Mens forespørselen om informasjon deler noen kjennetegn med forespørselen om forslag eller RFP, har kundene en tendens til å bruke RFI som et middel til å samle grunnleggende data for å forberede hvilke leverandører som vil bli valgt til å motta en invitasjon til å sende inn et formelt forslag. Den typiske RFI gir ikke mye i veien for bakgrunnen for klienten, og har en tendens til å fokusere mer på generell forretningspraksis, utvalget av varer og tjenester som er tilgjengelig fra leverandøren, og noen ganger standard publiserte priser. I motsetning til dette vil RFP vanligvis gå utover denne grunnleggende informasjonen, gi ytterligere data om klienten, be om priser basert på volumbruk og invitere leverandørene til å svare med løsninger på spesifikke behov hos klienten.

Fra dette perspektivet kan forespørselen om informasjon sees på som et middel til å samle informasjon som deretter evalueres og brukes til å bestemme neste trinn i prosessen. Hvis ideen til slutt er å oppsøke leverandører for etablering av en langsiktig avtalefestet ordning, kan klienten sende RFI ut til flere virksomheter som tilbyr de ønskede basisproduktene. Når alle svarene er mottatt, sammenligner klienten fordelene med hvert svar, og til slutt innsnevrer listen over RFP-kandidater til noen få utvalgte. På det tidspunktet blir leverandører som har gått gjennom denne foreløpige fasen, invitert til å sende inn et forslag, vanligvis ved å bruke en forespørsel og et spesifisert format levert av den potensielle kunden.

En forespørsel om informasjon kan også brukes som en grunnleggende forretningsprosess for å evaluere potensielle leverandører der ingen langsiktig avtaleavtale er praktisk. I dette scenariet tjener RFI formålet med å identifisere leverandører som tilbyr den mest konkurransedyktige standardprisen for varer og tjenester som kunden kan trenge fra tid til annen. For eksempel kan en lokal virksomhet sende ut en RFI til alle de lokale kontorleverandørbutikkene som et middel til å finne ut hvilken som har lavest pris på generelle kontorrekvisita, hvilke som tilbyr volumrabatter hvis en bestilling er over et visst beløp, og som leverer bestillinger med eller uten leveringskostnad. Dataene blir lagret, slik at den lille bedriften kan ta beslutninger om hvor de skal kjøpe kontorrekvisita når behovet oppstår.