Vad är en begäran om information?

Begäran om information, eller RFI, är en gemensam affärsstrategi som är utformad för att möjliggöra för potentiella kunder att samla in data om tjänster och support som erbjuds av olika potentiella leverantörer. Dokumentets exakta format kommer att variera, beroende på vilken typ och djup information som klienten vill få. Ofta är en begäran om information en enkel fråga och svarsdokument som kräver mycket enkla svar, vilket gör att klienten kan skicka in begäran till flera leverantörer och enkelt jämföra svaren.

Medan begäran om information delar vissa egenskaper med begäran om förslag eller RFP, brukar kunderna använda RFI som ett sätt att samla in basdata för att förbereda vilka leverantörer som kommer att väljas för att få en inbjudan att lämna in ett formellt förslag. Den typiska RFI ger inte mycket i bakgrunden för klienten, och tenderar att fokusera mer på allmän affärspraxis, utbudet av varor och tjänster tillgängliga från leverantören, och ibland standard publicerade prissättningar. Däremot kommer RFP vanligtvis att gå utöver denna grundläggande information, tillhandahålla ytterligare data om klienten, begära prissättning baserad på volymanvändning och bjuda in leverantörerna att svara med lösningar på kundens specifika behov.

Från detta perspektiv kan begäran om information ses som ett sätt att samla in information som sedan utvärderas och används för att bestämma nästa steg i processen. Om idén är att så småningom söka leverantörer för att upprätta ett långsiktigt avtalsarrangemang, kan klienten skicka RFI ut till flera företag som erbjuder de basprodukter som önskas. När alla svar har mottagits, jämför klienten sedan fördelarna med varje svar, och så småningom begränsa listan med RFP-kandidater till några få. Vid det tillfället uppmanas leverantörer som lyckats genom detta preliminära steg att skicka in ett förslag, vanligtvis med en begäran och ett specificerat format från den potentiella kunden.

En begäran om information kan också användas som en grundläggande affärsprocess för att utvärdera potentiella leverantörer där inget långsiktigt avtal är praktiskt. I detta scenario tjänar RFI syftet med att identifiera leverantörer som erbjuder den mest konkurrenskraftiga standardpriserna för varor och tjänster som klienten kan behöva då och då. Till exempel kan ett lokalt företag skicka ut en RFI till alla lokala kontorsleveransbutiker som ett sätt att ta reda på vilket som har det lägsta priset på allmänna kontorsmaterial, vilka som erbjuder volymrabatter om en beställning är över ett visst belopp, och som levererar beställningar med eller utan leveransavgift. Uppgifterna lagras, vilket gör det möjligt för småföretag att fatta beslut om var de ska köpa kontorsmaterial när behovet uppstår.