Qu'est-ce qu'un portail d'auto-assistance?
Un portail d’auto-assistance est un type spécifique de logiciel permettant aux utilisateurs d’accéder à des informations avec une aide minime, voire aucune. Il existe de nombreux types de logiciels ou de portails Internet, de la paie aux fonctions de formation, en passant par la formation. Le but du portail d’auto-assistance est de permettre à un employé ou à un client d’accéder au système d’une entreprise dans un but spécifique. La plupart des logiciels de portail permettent à une entreprise de personnaliser la fonction et l'utilisation du logiciel de portail. Il faut prendre soin de déterminer si les avantages d'un portail d'entraide dépassent les inconvénients potentiels.
Quelques types de logiciels de portail incluent le tableau de bord numérique, le jeu pur, les applications et l’infrastructure. Un tableau de bord numérique est un point de départ pour plusieurs applications du progiciel d'une entreprise. Les portails Pure Play ont plus de fonctionnalités et créent des interfaces sur plusieurs plates-formes informatiques. Un portail d’auto-assistance d’application comprend un logiciel de groupe de travail adapté à l’utilisation du portail. Les portails d'infrastructure sont souvent conçus spécifiquement pour les logiciels de gestion internes d'une entreprise. les portails peuvent prendre en charge les fonctions Internet ou intranet.
La technologie et son utilisation dans les entreprises modifient considérablement les opérations commerciales standard. À bien des égards, une entreprise cherche à exploiter la technologie de manière à réduire les frais généraux et à améliorer les fonctionnalités de l'entreprise. Un portail d’auto-assistance supprime l’utilisation de main-d’œuvre de certaines fonctions en permettant à une personne d’accéder à un serveur pour obtenir des informations. Par exemple, un employé peut accéder à un portail afin de former et d’acquérir les nouvelles compétences nécessaires à son travail. Les clients peuvent accéder à un portail pour acquérir des connaissances sur les produits ou demander de l'aide pour certaines activités.
Bien que les logiciels de portail ne soient pas rares en entreprise, les entreprises doivent décider d’utiliser leurs propres ressources pour la technologie ou d’externaliser la fonction. Par exemple, l’externalisation technologique permet à une entreprise formée et éduquée à la technologie d’offrir les portails spécifiques dont elle a besoin. Cela permet d'économiser du temps, de l'argent et des efforts pour adapter la technologie à ses opérations. La maintenance et l’adaptation de la technologie à une utilisation relèvent également du processus technologique externalisé. Une analyse coûts-avantages est nécessaire pour déterminer si une entreprise doit créer ses propres portails technologiques ou externaliser la fonction.
Bien qu'un portail d'entraide puisse offrir de nombreux avantages à une entreprise, les propriétaires et les dirigeants doivent réfléchir sérieusement au processus. Les logiciels de portail peuvent entraîner des tâches dans une entreprise, redéfinir les tâches et créer un malaise quant à la stabilité des tâches à venir. Les clients peuvent aussi se sentir isolés et que le fait de travailler avec un ordinateur est le résultat d’une entreprise peu soucieuse de son activité. La technologie est également sujette à des pannes et à des retards potentiels dus à des systèmes logiciels défaillants. Les entreprises doivent peser soigneusement ces problèmes lors de la mise en œuvre du logiciel de portail.