Qu'est-ce qu'un gestionnaire adjoint administratif?
Un assistant administratif supervise la performance des assistants administratifs sur le lieu de travail. Les adjoints administratifs exécutent diverses tâches de bureau, notamment des tâches de réceptionniste et de bureau. Les directeurs adjoints administratifs supervisent la formation des nouveaux assistants administratifs, attribuent leurs tâches, établissent les horaires du personnel, collectent les feuilles de présence des employés et exécutent diverses autres tâches qui assurent le bon fonctionnement des bureaux.
Les directeurs adjoints administratifs travaillent généralement dans de grands bureaux d’hôpitaux, d’écoles, de cabinets d’avocats et d’entreprises. Ces types d'opérations à grande échelle nécessitent généralement plusieurs assistants administratifs, qui doivent être surveillés. Par exemple, une université peut avoir un ou plusieurs assistants administratifs par département. Les directeurs administratifs adjoints peuvent être tenus de superviser des groupes de départements ou de gérer les activités de tous les assistants du campus.
Un assistant administratif peut également exercer ses fonctions en ligne, de manière virtuelle. Cette approche est particulièrement utile lorsqu'une entreprise ou une agence a des bureaux dans plusieurs endroits. Les directeurs d’assistance administrative virtuels doivent généralement maîtriser la communication en ligne pour pouvoir travailler efficacement en tant que salariés de télétravail.
Le chemin d'accès à un poste de directeur administratif adjoint suit généralement l'un des deux cours. De nombreux directeurs adjoints administratifs ont débuté comme assistants administratifs, secrétaires ou gestionnaires de bureau. À mesure que les entreprises pour lesquelles ils travaillent grandissent ou que les postes s'ouvrent par attrition, ils peuvent être promus au statut de cadres en reconnaissance de leurs compétences organisationnelles, de leur productivité et de leur capacité à superviser les autres. Un chemin moins typique vers une carrière d’adjoint administratif de direction est plus simple. Les écoles professionnelles, les collèges communautaires et certaines universités offrent des programmes spécialement conçus pour enseigner les connaissances et les compétences nécessaires pour permettre à un diplômé d'obtenir un poste de directeur administratif sans passer par l'échelle d'emploi.
Afin de superviser les assistants administratifs, que ce soit sur site, via une connexion Internet ou intranet, un responsable administratif doit avoir une bonne connaissance des tâches de son personnel. Celles-ci incluent souvent la dactylographie, le classement, la réponse à des téléphones multilignes et la diffusion d'informations officielles. D'autres tâches consistent à commander des fournitures, à tenir l'inventaire et à entretenir le matériel de bureau, tel que les photocopieurs et les imprimantes. Les directeurs adjoints administratifs forment et instruisent également les assistants sur les consignes de sécurité et l’étiquette appropriée des employés.
En règle générale, un assistant administratif gagne plus que ne le ferait un assistant administratif, principalement en raison des responsabilités supplémentaires inhérentes au poste. Outre la capacité d'assumer toutes les fonctions d'assistant administratif, un responsable doit être en mesure de se conformer aux exigences et réglementations en matière de ressources humaines, de collecter et de diffuser des données pertinentes, d'interroger, d'engager et de licencier des employés et de créer des tâches souvent complexes. horaires de travail et de vacances. Certains directeurs adjoints administratifs agissent également en tant que secrétaires privés des cadres, ainsi que des gestionnaires de bureau.