Che cos'è un responsabile dell'assistente amministrativo?
Un responsabile dell'assistente amministrativo supervisiona le prestazioni lavorative degli assistenti amministrativi sul posto di lavoro. Gli assistenti amministrativi svolgono una serie di compiti d'ufficio, inclusi l'addetto alla reception e le funzioni di segreteria. I gestori degli assistenti amministrativi supervisionano la formazione di nuovi assistenti amministrativi, assegnano le loro mansioni, pianificano il personale, raccolgono le schede dei dipendenti e completano varie altre attività che consentono agli uffici di funzionare senza intoppi.
I gestori di assistenti amministrativi lavorano generalmente in grandi uffici all'interno di ospedali, scuole, studi legali e aziende. Questi tipi di operazioni su larga scala richiedono in genere diversi assistenti amministrativi per il personale e questi impiegati richiedono una certa supervisione. Ad esempio, un'università può avere uno o più assistenti amministrativi per dipartimento. Agli amministratori delegati può essere richiesto di sorvegliare gruppi di dipartimenti o di gestire le attività di tutti gli assistenti nel campus.
Un assistente amministrativo può anche svolgere le sue funzioni online, in modo virtuale. Questo approccio è particolarmente utile quando una società o agenzia ha uffici in più sedi. I gestori degli assistenti amministrativi virtuali devono in genere essere fluenti nelle comunicazioni online per poter lavorare in modo efficiente ed efficace come dipendenti di telelavoro.
Il percorso verso una posizione di direttore di assistente amministrativo di solito segue uno dei due corsi. Molti assistenti amministrativi hanno iniziato come assistenti amministrativi, segretari o dirigenti d'ufficio. Man mano che le aziende per le quali lavorano crescono o le posizioni si aprono attraverso l'attrito, possono essere promosse allo stato di gestione in riconoscimento delle loro capacità organizzative, produttività e capacità di supervisionare gli altri. Un percorso meno tipico di una carriera di assistente assistente amministrativo è più semplificato. Le scuole professionali, i college di comunità e alcune università offrono programmi specificamente progettati per insegnare le conoscenze e le competenze necessarie per un laureato per ottenere una posizione di direttore amministrativo senza salire la scala del lavoro.
Al fine di supervisionare gli assistenti amministrativi, sia in loco che tramite una connessione Internet o intranet, un responsabile dell'assistente amministrativo deve conoscere bene le funzioni del proprio personale. Questi includono spesso la digitazione, l'archiviazione, la risposta a telefoni multilinea e la diffusione di informazioni ufficiali. Altre funzioni riguardano l'ordinazione di materiali di consumo, la conservazione dell'inventario e la manutenzione delle apparecchiature per ufficio, come fotocopiatrici e stampanti. I gestori degli assistenti amministrativi addestrano e istruiscono gli assistenti nelle linee guida sulla sicurezza e sull'etichetta adeguata dei dipendenti.
Un responsabile dell'assistente amministrativo generalmente guadagna più di quanto farebbe un assistente amministrativo, principalmente a causa delle responsabilità aggiuntive del lavoro. Oltre alla capacità di svolgere tutte le funzioni di assistente amministrativo, un manager deve essere in grado di conformarsi e soddisfare i requisiti e le normative in materia di risorse umane, raccogliere e disperdere i dati pertinenti, intervistare, assumere e licenziare dipendenti e creare spesso complessi orari di lavoro e ferie. Alcuni assistenti amministrativi fungono anche da segretari privati per i dirigenti, nonché per i dirigenti d'ufficio.