Co je to administrativní asistent?
Manažer administrativního asistenta dohlíží na pracovní výkon administrativních asistentů na pracovišti. Administrativní pomocníci vykonávají řadu kancelářských úkolů, včetně recepčních a úřednických povinností. Manažeři administrativních asistentů dohlížejí na školení nových administrativních asistentů, přiřazují jejich povinnosti, sestavují rozvrhy zaměstnanců, shromažďují časové rozvrhy zaměstnanců a plní různé další úkoly, které udržují hladký chod kanceláří.
Manažeři administrativního asistenta obvykle pracují ve velkých kancelářích v nemocnicích, školách, právnických kancelářích a korporacích. Tyto typy rozsáhlých operací obvykle vyžadují několik administrativních asistentů u zaměstnanců a tito zaměstnanci vyžadují určitý dohled. Univerzita může mít například jednoho nebo více administrativních asistentů na katedru. Vedoucí administrativních asistentů mohou být požádáni, aby dohlíželi na skupiny oddělení nebo na řízení činností všech asistentů na koleji.
Správce administrativního asistenta může také vykonávat své povinnosti online, a to ve virtuální kapacitě. Tento přístup je zvláště užitečný, pokud má společnost nebo agentura kanceláře na více místech. Virtuální administrativní pomocní manažeři musí obvykle komunikovat plynule online, aby mohli pracovat efektivně a efektivně jako zaměstnanci na dálku.
Cesta k pozici vedoucího administrativního asistenta obvykle probíhá jedním ze dvou kurzů. Mnoho manažerů administrativního asistenta začalo jako administrativní asistent, sekretářka nebo vedoucí kanceláře. S tím, jak podniky, pro které pracují, rostou nebo se pozice otevírají opotřebováním, mohou být povýšeny na status managementu, protože uznávají své organizační schopnosti, produktivitu a schopnost dohlížet na ostatní. Méně typická cesta ke kariéře manažera administrativního asistenta je efektivnější. Odborné školy, obecní vysoké školy a některé univerzity nabízejí programy speciálně určené k výuce znalostí a dovedností, které jsou nutné pro absolventa, aby získal pozici vedoucího administrativního asistenta, aniž by šplhal po žebříčku zaměstnání.
Aby mohl správce administrativního asistenta dohlížet na administrativní pomocníky, ať už na místě nebo přes internet nebo intranet, musí být dobře obeznámen s povinnostmi svých zaměstnanců. Mezi ně často patří psaní, ukládání, odpovídání na víceřádkové telefony a šíření oficiálních informací. Mezi další povinnosti patří objednávání spotřebního materiálu, vedení inventáře a údržba kancelářského vybavení, jako jsou kopírky a tiskárny. Manažeři administrativních asistentů také školí a instruují pomocníky v bezpečnostních pokynech a správné etiketě zaměstnanců.
Manažer administrativního asistenta obecně vydělává více, než by asistent administrativního asistenta, především kvůli přidané odpovědnosti za práci. Kromě schopnosti vykonávat všechny funkce administrativního asistenta musí být manažer schopen splňovat a provádět požadavky a předpisy v oblasti lidských zdrojů, shromažďovat a rozptylovat relevantní údaje, pohovory, najímat a propouštějící zaměstnance a vytvářet často složité pracovní a prázdninové plány. Někteří vedoucí administrativních asistentů také jednají jako soukromí tajemníci vedoucích pracovníků a také jako vedoucí kanceláří.