Hva er en administrativ assistentleder?
En administrativ assistentansvarlig fører tilsyn med stillingen til administrative assistenter på arbeidsplassen. Administrative assistenter utfører en rekke kontoroppgaver, inkludert resepsjonist og geistlige plikter. Administrativ assistentledere fører tilsyn med opplæring av nye administrative assistenter, tildeler sine oppgaver, lager personalplaner, samler ansattes timelister og fullfører forskjellige andre oppgaver som gjør at kontorer fungerer jevnt.
Administrativ assistentledere jobber vanligvis på store kontorer innen sykehus, skoler, advokatkontorer og selskaper. Disse typer store operasjoner krever vanligvis flere administrative assistenter på personalet, og disse ansatte krever noe tilsyn. For eksempel kan et universitet ha en eller flere administrative assistenter per avdeling. Administrativ assistentledere kan være pålagt å føre tilsyn med grupper av avdelinger eller å styre aktivitetene til alle assistenter på campus.
En administrativ assistentansvarlig kan også utføre sine oppgaver online, i en virtuell kapasitet. Denne tilnærmingen er spesielt nyttig når et selskap eller et byrå har kontorer flere steder. Virtuelle administrative assistentledere må typisk være flytende i online kommunikasjon for å kunne jobbe effektivt og effektivt som telekommunikasjon av ansatte.
Veien til en administrativ assisterende lederposisjon følger vanligvis ett av to kurs. Mange administrative assistentledere begynte som administrative assistenter, sekretærer eller kontorsjefer. Når virksomhetene de jobber for vokser, eller stillinger åpnes gjennom utmattelse, kan de bli forfremmet til lederstatus i anerkjennelse av deres organisatoriske ferdigheter, produktivitet og evne til å føre tilsyn med andre. En mindre typisk vei til en administrativ assistentlederkarriere er mer strømlinjeformet. Fagskoler, høgskoler i samfunnet og noen universiteter tilbyr programmer som er spesielt utviklet for å lære kunnskapen og ferdighetene som er nødvendig for at en kandidat skal få en administrativ assistentlederposisjon uten å klatre i ansettelsesstigen.
For å føre tilsyn med administrative assistenter, enten de er på stedet eller via en Internett- eller intranettforbindelse, må en administrativ assistentleder være godt kjent med oppgavene til sine ansatte. Disse inkluderer ofte å skrive, arkivere, svare på flerlinjetelefoner og formidle offisiell informasjon. Andre oppgaver innebærer å bestille rekvisita, holde inventar og vedlikeholde kontorutstyr, for eksempel kopimaskiner og skrivere. Administrativ assistentledere trener og instruerer assistenter i sikkerhetsretningslinjer og riktig ansattes etikette.
En administrativ assistentleder tjener generelt mer enn en administrativ assistent ville, først og fremst på grunn av det ekstra ansvaret til jobben. I tillegg til evnen til å utføre alle funksjonene til en administrativ assistent, må en leder være i stand til å oppfylle og utføre krav til personellkrav og forskrifter, samle inn og spre relevant data, intervjue, ansette og branne ansatte, og lage ofte komplekse arbeids- og ferieplaner. Noen administrative assisterende ledere fungerer også som private sekretærer for ledere, samt kontorsjefer.