Vad är en administrativ assistentchef?
En administrativ biträdande chef övervakar arbetsuppgifterna för administrativa assistenter på arbetsplatsen. Administrativa assistenter utför en mängd olika kontorsuppgifter, inklusive receptionist och kontor. Administrativa assistentledare övervakar utbildning av nya administrativa assistenter, tilldelar sina uppgifter, gör personalplaner, samlar anställdes tidtabeller och utför olika andra uppgifter som gör att kontoren fungerar smidigt.
Administrativa assistentchefer arbetar vanligtvis på stora kontor inom sjukhus, skolor, advokatkontor och företag. Dessa typer av storskaliga verksamheter kräver vanligtvis flera administrativa assistenter för personalen, och dessa anställda kräver viss tillsyn. Till exempel kan ett universitet ha en eller flera administrativa assistenter per institution. Administrativa assistentchefer kan krävas att övervaka avdelningsgrupper eller att hantera aktiviteterna för alla assistenter på campus.
En administrativ assistentchef kan också utföra sina uppgifter online, i en virtuell kapacitet. Detta tillvägagångssätt är särskilt användbart när ett företag eller byrå har kontor på flera platser. Virtuella administrativa assistentledare måste vanligtvis vara flytande i onlinekommunikation för att kunna arbeta effektivt och effektivt som telekommunikationsanställda.
Vägen till en administrativ biträdande chef följer vanligtvis en av två kurser. Många administrativa assistentledare började som administrativa assistenter, sekreterare eller kontorschefer. När de företag som de arbetar för växer, eller positioner öppnas genom utmattning, kan de främjas till ledningsstatus i erkännande av deras organisatoriska färdigheter, produktivitet och förmåga att övervaka andra. En mindre typisk väg till en administrativ assistentchefkarriär är mer strömlinjeformad. Yrkesskolor, högskolor i samhället och vissa universitet erbjuder program som är specifikt utformade för att lära ut den kunskap och färdighet som krävs för att en examen ska få en administrativ biträdande chefsposition utan att klättra på arbetsstegen.
För att övervaka administrativa assistenter, vare sig de är på plats eller via en internet- eller intranätanslutning, måste en administrativ assistentchef vara väl bekant med sina anställdas uppgifter. Dessa inkluderar ofta att skriva, arkivera, svara på flera linjetelefoner och sprida officiell information. Andra uppgifter handlar om att beställa leveranser, hålla lager och underhålla kontorsutrustning, t.ex. kopiatorer och skrivare. Administrativa assistentchefer utbildar och instruerar assistenter i säkerhetsriktlinjer och korrekt personalens etikett.
En administrativ assistentchef generellt tjänar mer än en administrativ assistent skulle, främst på grund av det extra ansvaret för jobbet. Utöver förmågan att utföra alla funktioner som en administrativ assistent, måste en chef kunna uppfylla och utföra personalresurser och bestämmelser, samla in och sprida relevant information, intervjua, anställa och anställa anställda och skapa ofta komplexa arbete och semester scheman. Vissa administrativa assistentchefer fungerar också som privata sekreterare för chefer och kontorschefer.