Wat is een administratief assistent-manager?
Een administratief assistent manager houdt toezicht op de prestaties van administratief medewerkers op de werkplek. Administratieve assistenten voeren verschillende kantoortaken uit, waaronder receptionistische en administratieve taken. Administratief assistent-managers begeleiden de training van nieuwe administratief assistenten, wijzen hun taken toe, stellen personeelschema's op, verzamelen urenstaten van medewerkers en voltooien verschillende andere taken die kantoren soepel laten verlopen.
Administratief medewerker managers werken over het algemeen in grote kantoren in ziekenhuizen, scholen, advocatenkantoren en bedrijven. Voor dit soort grootschalige operaties zijn doorgaans meerdere administratieve medewerkers van het personeel vereist, en deze werknemers vereisen enig toezicht. Een universiteit kan bijvoorbeeld een of meer administratieve medewerkers per afdeling hebben. Administratief assistent-managers kunnen nodig zijn om toezicht te houden op groepen afdelingen of om de activiteiten van alle assistenten op de campus te beheren.
Een administratief assistent-manager kan zijn taken ook online uitvoeren, in virtuele hoedanigheid. Deze aanpak is vooral handig wanneer een bedrijf of bureau op meerdere locaties kantoren heeft. Virtuele beheerders moeten doorgaans vloeiend online communiceren om efficiënt en effectief te kunnen werken als telewerkende werknemers.
Het pad naar een functie van administratief assistent-manager volgt meestal een van de twee cursussen. Veel administratief assistent-managers begonnen als administratief assistenten, secretaresses of officemanagers. Naarmate de bedrijven waarvoor ze werken groeien, of posities openen door middel van verloop, kunnen ze worden gepromoveerd tot managementstatus als erkenning van hun organisatorische vaardigheden, productiviteit en het vermogen om anderen te overzien. Een minder typisch pad naar een carrière als administratief assistent-manager is gestroomlijnder. Beroepsscholen, community hogescholen en sommige universiteiten bieden programma's die specifiek zijn ontworpen om de kennis en vaardigheden aan te leren die nodig zijn voor een afgestudeerde om een positie als administratief assistent-manager te verkrijgen zonder de werkgelegenheidsladder te beklimmen.
Om toezicht te houden op administratieve assistenten, hetzij op locatie of via een internet- of intranetverbinding, moet een manager voor administratief medewerkers goed bekend zijn met de taken van hun personeel. Deze omvatten vaak typen, archiveren, beantwoorden van telefoons met meerdere lijnen en het verspreiden van officiële informatie. Andere taken zijn het bestellen van benodigdheden, het bijhouden van inventaris en het onderhouden van kantoorapparatuur, zoals kopieerapparaten en printers. Managers van administratief assistenten trainen en instrueren assistenten ook in veiligheidsrichtlijnen en de juiste etiquette voor werknemers.
Een administratief medewerker manager verdient over het algemeen meer dan een administratief medewerker zou doen, vooral vanwege de extra verantwoordelijkheden van de baan. Naast de mogelijkheid om alle functies van een administratief medewerker uit te voeren, moet een manager in staat zijn om te voldoen aan en eisen te stellen aan human resources en voorschriften, relevante gegevens te verzamelen en te verspreiden, werknemers te interviewen, aan te nemen en te ontslaan, en vaak complexe werk- en vakantieroosters. Sommige administratief assistent-managers fungeren ook als privé-secretaresses voor leidinggevenden, evenals officemanagers.