Qu'est-ce qu'une note d'expédition anticipée?
Un avis d'expédition préalable (ASN) est un avis de livraison imminente d'un colis. Il est également appelé avis d’expédition, de livraison ou d’expédition. Le document est généralement envoyé automatiquement, par voie électronique, lorsqu'un bon de livraison est généré. Une note d’expédition type comprendra une liste détaillée des articles envoyés, ainsi que le délai et les méthodes de livraison prévus.
Il est courant que les notes d’envoi anticipé informent le client de la manière dont un colis a été emballé en plus de ce qu’il contient. Il s’agit généralement d’une réponse ou d’une confirmation des instructions que le client a données au fournisseur lors de la commande. De nombreux fournisseurs ont des directives spécifiques pour l’emballage et la préparation des ASN conformément aux directives de la société et aux spécifications de certains clients.
La plupart des notes d'expédition anticipées sont envoyées via l'échange de données informatisé (EDI), qui est un système de messagerie similaire à la messagerie électronique. Ce type de système est généralement mis en place entre un client et un fournisseur afin d’accélérer le transfert de divers types d’informations. Pour que le système fonctionne, le fournisseur et le client doivent être d’accord sur le type de système à utiliser et sur la façon de l’utiliser. UN / EDIFACT et ANSI X.12 sont deux des systèmes EDI les plus populaires. Bien qu'il existe de nombreuses similitudes entre les systèmes EDI, il est courant que chaque entreprise qui les utilise ait également des directives spécifiques sur la manière de les utiliser pour envoyer des informations telles que des ASN.
Un bon de livraison est généralement généré une fois qu'un bordereau de marchandises a été créé par le système du fournisseur. C'est aussi généralement un moyen de faire savoir au client que le colis est en transit. Une partie du bordereau de marchandises peut être compilée au moment de la commande, par exemple dans un entrepôt. La liste de prélèvement, créée à partir des informations de la commande du client, permet aux employés qui préparent l'emballage de savoir quels articles inclure. Les informations de cette liste peuvent souvent être directement transférées à l'ASN.
L’une des versions les plus couramment utilisées de la liste de colisage électronique est l’EDI 856. Ce document répertorie tout ce qui figurera sur la liste imprimée que le client recevra avec le colis. La plupart des ASN auront également des informations sur leurs clients, telles que leur adresse, leur numéro de téléphone, leur numéro de client et leurs informations de commande, y compris leurs prix, leur quantité et leur numéro de fournisseur.