Wat is een voorafgaande verzendnota?
Een verzendbrief (ASN) is een kennisgeving van de aanstaande levering van een pakket. Het staat ook bekend als een vooraankondiging van verzending, een kennisgeving van aflevering of een verzendnota. Het document wordt meestal automatisch, via elektronische middelen, verzonden wanneer een pakbon wordt gegenereerd. Een standaard voorschotbon bevat een gedetailleerde lijst van de items die worden verzonden, naast de verwachte levertijd en methoden.
Het is gebruikelijk dat een vooraankondiging de klant laat weten hoe een pakket is verpakt en wat het bevat. Dit is meestal een reactie of bevestiging van instructies die de klant tijdens het bestellen aan de verkoper heeft gegeven. Veel leveranciers hebben specifieke richtlijnen voor het verpakken en voorbereiden van ASN's volgens zowel de bedrijfsrichtlijnen als de specificaties van bepaalde klanten.
De meeste geavanceerde verzendnota's worden verzonden via elektronische gegevensuitwisseling (EDI), een berichtensysteem vergelijkbaar met e-mail. Dit soort systeem wordt meestal opgezet tussen een klant en een verkoper om de overdracht van verschillende soorten informatie te versnellen. Om het systeem te laten werken, moeten de verkoper en de klant het eens zijn over welk soort systeem te gebruiken en hoe het te gebruiken. Twee van de meest populaire EDI-systemen zijn UN / EDIFACT en ANSI X.12. Hoewel er veel overeenkomsten zijn tussen EDI-systemen, is het gebruikelijk dat elk bedrijf dat ze gebruikt ook specifieke richtlijnen heeft voor het gebruik ervan om informatie zoals ASN's te verzenden.
Meestal wordt een voorschotnota gegenereerd zodra een pakbon door het systeem van de verkoper is aangemaakt. Dit is meestal ook een manier om de klant te laten weten dat het pakket onderweg is. Een deel van de pakbon kan worden samengesteld tijdens het samenstellen van de bestelling, zoals in een magazijn. De picklijst, die is samengesteld op basis van informatie in de bestelling van de klant, laat de medewerkers die het pakket voorbereiden weten welke artikelen moeten worden opgenomen. Informatie uit deze lijst kan vaak direct worden overgedragen naar de ASN.
Een van de meest gebruikte versies van de elektronische paklijst is de EDI 856. In dit document staat alles wat op de gedrukte lijst verschijnt die de klant bij het pakket ontvangt. De meeste ASN's hebben ook klantinformatie, zoals adres, telefoonnummer en klantnummer en bestelinformatie, inclusief prijzen, hoeveelheid en leveranciersnummer.