Hva er en forhåndsforsendelsesnotat?
Et forhåndsforsendelsesnotat (ASN) er et varsel om den forestående levering av en pakke. Det er også kjent som et forhåndsforsendelsesvarsel, leveringsvarsel eller forhåndsskipsnotat. Dokumentet sendes vanligvis automatisk, elektronisk når en pakkseddel genereres. Et typisk forhåndsforsendelsesnotat vil inneholde en detaljert liste over varene som blir sendt, i tillegg til forventet leveringstid og metoder.
Det er vanlig at en forhåndsforsendelsesnotis informerer kunden om hvordan en pakke er pakket i tillegg til hva den inneholder. Dette vil vanligvis være et svar eller en bekreftelse på instruksjoner som kunden har gitt til leverandøren under bestillingen. Mange leverandører har spesifikke retningslinjer for pakking og klargjøring av ASNer i henhold til både selskapets retningslinjer og spesifikasjonene til visse kunder.
De fleste forhåndsfraktnotater sendes via elektronisk datautveksling (EDI), som er et meldingssystem som ligner e-post. Denne typen systemer er vanligvis satt opp mellom en kunde og leverandør for å fremskynde overføringen av forskjellige typer informasjon. For at systemet skal fungere, må leverandøren og kunden være enige om hvilken type system som skal brukes og hvordan det skal brukes. To av de mest populære EDI-systemene er UN / EDIFACT og ANSI X.12. Mens det er mange likheter mellom EDI-systemer, er det vanlig at hvert selskap som bruker dem også vil ha spesifikke retningslinjer for hvordan de skal brukes til å sende informasjon som ASN-er.
En forhåndsforsendelsesnotat genereres vanligvis når en pakkeseddel er opprettet av leverandørens system. Dette er også vanligvis en måte å gi kunden beskjed om at pakken er i transitt. En del av pakksedlen kan settes sammen når ordren blir satt sammen, for eksempel på et lager. Plukkelisten, som er laget av informasjon i kundens ordre, lar de ansatte som forbereder pakken, vite hvilke elementer de skal ta med. Informasjon fra denne listen kan ofte overføres direkte til ASN.
En av de mest brukte versjonene av den elektroniske pakkelisten er EDI 856. Dette dokumentet viser alt som vil vises på den trykte listen som kunden vil motta med pakken. De fleste ASN-er vil også ha klientinformasjon, for eksempel adresse, telefonnummer og kundenummer og ordreinformasjon, inkludert priser, antall og leverandørnummer.