事前出荷ノートとは何ですか？

事前出荷通知（ASN）は、パッケージの差し迫った配達の通知です。 事前出荷通知、配達通知、または事前出荷通知とも呼ばれます。 文書は通常、梱包明細が生成されると、電子的手段を介して自動的に送信されます。 一般的な事前出荷通知には、予想される配達時間と方法に加えて、発送される商品の詳細なリストが含まれます。

事前出荷通知では、パッケージに含まれているものに加えてパッケージがどのように梱包されているかを顧客に知らせるのが一般的です。 これは通常、顧客が注文を行っている間にベンダーに与えた指示の応答または確認です。 多くのベンダーは、会社のガイドラインと特定の顧客の仕様の両方に従ってASNを梱包および準備するための特定のガイドラインを持っています。

ほとんどの事前出荷ノートは、電子データ交換（EDI）を介して送信されます。EDIは、電子メールに似たメッセージングシステムです。 通常、この種のシステムは、さまざまな種類の情報の転送を促進するために、顧客とベンダーの間にセットアップされます。 システムが機能するためには、ベンダーと顧客が、使用するシステムの種類とその使用方法について合意している必要があります。 最も人気のある2つのEDIシステムは、UN / EDIFACTとANSI X.12です。 EDIシステムには多くの類似点がありますが、それらを使用する各企業には、それらを使用してASNなどの情報を送信する方法に関する特定のガイドラインがあります。

通常、出荷伝票は、仕入先のシステムによって梱包明細が作成されると生成されます。 これは通常、パッケージが輸送中であることを顧客に知らせる方法でもあります。 納品書の一部は、倉庫などで注文がまとめられるときに編集される場合があります。 顧客の注文の情報から作成されたピッキングリストにより、パッケージを準備する従業員はどのアイテムを含めるかを知ることができます。 多くの場合、このリストの情報はASNに直接転送できます。

電子パッキングリストの最も一般的に使用されるバージョンの1つはEDI 856です。このドキュメントには、顧客がパッケージと共に受け取る印刷リストに表示されるすべてのものがリストされています。 ほとんどのASNには、住所、電話番号、顧客番号などのクライアント情報と、価格、数量、ベンダー番号などの注文情報も含まれます。