Qu'est-ce que la transcription de document?
La transcription de documents convertit les documents papier en un format numérique modifiable. Cela peut être fait pour des raisons de lisibilité, de conversion en fichiers numériques ou pour diverses autres raisons. Les entreprises sont disponibles pour effectuer cette tâche moyennant des frais, ou les entreprises peuvent gérer leurs besoins de transcription en interne. Pour certains types de documents, un traitement spécial peut être requis dans le processus de conversion en raison de la nature sensible ou de l'âge d'un document. Dans ces situations, il peut être nécessaire d’utiliser un service spécialisé.
Ce processus peut être effectué de plusieurs manières. Certaines entreprises numérisent des documents et utilisent un programme pour convertir les informations imprimées en un format numérique modifiable. Un technicien examine la transcription de la machine pour corriger les erreurs. Ceux-ci peuvent inclure des échanges ou des substitutions de caractères, des champs décalés et d'autres problèmes pouvant survenir. Le programme informatique pourra peut-être apprendre des corrections et l'appliquer à de futures tâches de transcription de documents afin de réduire le taux d'erreur.
Une autre option est la transcription manuelle, où une dactylographe travaille à partir du document original ou d'un fac-similé de haute qualité pour générer une nouvelle copie numérique. Cela peut être nécessaire lorsque les documents incluent une écriture manuscrite exiguë ou inhabituelle avec laquelle un ordinateur pourrait avoir des problèmes, ou des caractères spéciaux qui ne sont pas couramment utilisés. Les documents historiques en anglais, par exemple, peuvent contenir plusieurs caractères non utilisés en anglais moderne qu'un ordinateur aurait des difficultés à interpréter.
Les documents historiques peuvent nécessiter une attention particulière, car les transcripteurs veulent éviter d'endommager l'original. La numérisation et des activités similaires peuvent exposer les papiers à la lumière ultraviolette et doivent être effectuées avec prudence afin de préserver l'intégrité de l'original. Les transcripteurs doivent également garder leurs mains propres et porter des gants lors de la manipulation du matériel. La numérisation par transcription de documents peut rendre les documents historiques plus accessibles aux chercheurs et au grand public; une installation pourrait, par exemple, télécharger des lettres historiques sur son site Web à l'intention de toute personne intéressée.
Les documents gouvernementaux peuvent être soumis à la transcription de documents. Cela peut inclure des enregistrements historiques tels que les anciennes données de recensement ainsi que des documents plus récents qui ne sont pas disponibles sous une forme numérisée. En raison de la sensibilité des informations, il peut être nécessaire de faire appel à un transcripteur agréé pour éviter que les documents ne soient altérés lors de leur saisie sous forme numérique. Les personnes qui envisagent d'utiliser des documents numérisés de leur pays d'origine pour des activités telles que les demandes de citoyenneté peuvent demander à un représentant du gouvernement quelles sont les mesures à prendre pour valider la transcription du document.