Qu'est-ce que la transcription des documents?
Document Transcription Convertit Paper Documents en un format numérique modifiable. Cela peut être fait pour la lisibilité, la conversion en fichiers numériques ou une variété d'autres raisons. Les entreprises sont disponibles pour effectuer cette tâche moyennant des frais, ou les entreprises peuvent répondre à leurs besoins de transcription en interne. Pour certains types de documents, une manipulation spéciale peut être nécessaire dans le processus de conversion en raison de la nature ou de l'âge sensible d'un document. Dans ces situations, il peut être nécessaire d'utiliser un service de spécialité.
Ce processus peut être effectué de plusieurs manières. Certaines entreprises scannent des documents et utilisent un programme pour convertir les informations imprimées en un formulaire numérique modifiable. Un technicien passe en revue la transcription de la machine pour corriger les erreurs. Ceux-ci peuvent inclure des échanges ou des substitutions de caractère, des champs décalés et d'autres problèmes qui peuvent survenir. Le programme informatique peut être en mesure d'apprendre des corrections et de l'appliquer aux futures tâches de transcription de documents pour réduire le taux d'erreur.
Une autre option estTranscription manuelle, où une dactylo fonctionne à partir du document d'origine ou un fac-similé de haute qualité pour générer une nouvelle copie numérique. Cela peut être nécessaire lorsque les documents incluent l'écriture manuscrite exigu ou inhabituelle avec laquelle un ordinateur peut avoir des problèmes ou des caractères spéciaux qui ne sont pas couramment utilisés. Les documents historiques en anglais, par exemple, peuvent contenir plusieurs caractères non utilisés en anglais moderne qu'un ordinateur aurait du mal à interpréter.
Les documents historiques peuvent nécessiter des soins particuliers car les transcripteurs veulent éviter d'endommager l'original. La numérisation et les activités similaires peuvent exposer des articles à la lumière ultraviolette et doivent être effectués avec prudence pour préserver l'intégrité de l'original. Les transcriptateurs doivent également garder leurs mains propres et peuvent porter des gants lors de la manipulation du matériau. La numérisation par la transcription de document peut rendre les enregistrements historiques plus accessiblesLes chercheurs et le grand public; Une installation pourrait, par exemple, télécharger des lettres historiques sur son site Web pour toute personne intéressée à parcourir.
Les documents gouvernementaux peuvent être soumis à la transcription de documents. Cela peut inclure des enregistrements historiques tels que les anciennes données du recensement ainsi que des documents plus récents qui ne sont pas disponibles sous une forme numérisée. Il peut être nécessaire d'utiliser un transcripteur certifié en raison de la sensibilité des informations, pour s'assurer que les documents ne sont pas modifiés lorsqu'ils sont entrés sous forme numérique. Les personnes qui prévoient d'utiliser des documents numérisés de leur pays d'origine pour des activités telles que les demandes de citoyenneté peuvent vouloir demander à un fonctionnaire du gouvernement sur toutes les mesures qui doivent être prises pour valider la transcription des documents.