Cos'è la trascrizione dei documenti?
La trascrizione del documento converte i documenti cartacei in un formato digitale modificabile. Questo può essere fatto per leggibilità, conversione in file digitali o una serie di altri motivi. Le aziende sono disponibili per eseguire questo compito a pagamento o le aziende possono gestire le loro esigenze di trascrizione internamente. Per alcuni tipi di documenti, può essere richiesta una gestione speciale nel processo di conversione a causa della natura o dell'età sensibile di un documento. In queste situazioni, potrebbe essere necessario utilizzare un servizio specializzato.
Questo processo può essere eseguito in diversi modi. Alcune aziende scansionano i documenti e utilizzano un programma per convertire le informazioni stampate in una forma digitale modificabile. Un tecnico esamina la trascrizione della macchina per correggere eventuali errori. Questi possono includere swap di caratteri o sostituzioni, campi spostati e altri problemi che possono sorgere. Il programma per computer potrebbe essere in grado di apprendere dalle correzioni e applicarlo a future attività di trascrizione dei documenti per ridurre il tasso di errore.
Un'altra opzione èTrascrizione manuale, in cui uno dattilografo funziona dal documento originale o un fax di alta qualità per generare una nuova copia digitale. Ciò può essere necessario quando i documenti includono calligrafia angusta o insolita con cui un computer potrebbe avere problemi o caratteri speciali che non sono comunemente usati. I documenti storici in inglese, ad esempio, possono contenere diversi personaggi non usati nell'inglese moderno che un computer avrebbe difficoltà a interpretare.
I documenti storici possono richiedere cure speciali perché i trascrittori vogliono evitare danni all'originale. Le attività di scansione e simili possono esporre documenti alla luce ultravioletta e devono essere eseguite con cautela per preservare l'integrità dell'originale. I trascritisti devono anche mantenere le mani pulite e possono indossare guanti mentre si maneggiano il materiale. La digitalizzazione attraverso la trascrizione dei documenti può rendere i record storici più accessibili aricercatori e pubblico generale; Una struttura potrebbe, ad esempio, caricare lettere storiche sul suo sito Web per chiunque abbia un interesse da esaminare.
Le scartoffie del governo possono essere sottoposte alla trascrizione dei documenti. Ciò può includere record storici come i vecchi dati del censimento e documenti più recenti che non sono disponibili in forma digitalizzata. Potrebbe essere necessario utilizzare un trascrittore certificato a causa della sensibilità delle informazioni, per garantire che i documenti non vengano modificati quando vengono inseriti in forma digitale. Le persone che hanno intenzione di utilizzare documenti digitalizzati dal loro paese d'origine per attività come le domande di cittadinanza potrebbero voler chiedere a un funzionario del governo di eventuali misure che devono essere adottate per convalidare la trascrizione del documento.