Hvad er dokumenttranskription?
Dokumenttranskription konverterer papirdokumenter til et redigerbart digitalt format. Dette kan gøres af læsbarhed, konvertering til digitale filer eller en række andre årsager. Virksomheder er tilgængelige til at udføre denne opgave mod et gebyr, eller virksomheder kan håndtere deres transkription behov internt. For visse typer dokumenter kan det være nødvendigt med særlig håndtering i konverteringsprocessen på grund af et dokuments følsomme karakter eller alder. I disse situationer kan det være nødvendigt at bruge en specialtjeneste.
Denne proces kan udføres på flere måder. Nogle virksomheder scanner dokumenter og bruger et program til at konvertere de trykte oplysninger til en redigerbar digital form. En tekniker gennemgår maskintranskriptionen for at rette eventuelle fejl. Disse kan omfatte tegneswaps eller substitutioner, skiftede felter og andre problemer, der kan opstå. Computerprogrammet kan muligvis lære af korrektionerne og anvende dette på fremtidige dokumenttranskriptionopgaver for at reducere fejlhastigheden.
En anden mulighed er manuel transkription, hvor en maskinskriver arbejder ud fra originaldokumentet eller en fax af høj kvalitet til at generere en frisk digital kopi. Dette kan være nødvendigt, når dokumenter inkluderer trange eller usædvanlige håndskrifter, som en computer kan have problemer med, eller specialtegn, der ikke ofte bruges. Historiske dokumenter på engelsk kan for eksempel indeholde flere tegn, der ikke er brugt i moderne engelsk, som en computer ville have svært ved at fortolke.
Historiske dokumenter kan kræve særlig omhu, fordi transkriberen ønsker at undgå skader på originalen. Scanning og lignende aktiviteter kan udsætte papirer for ultraviolet lys og skal udføres med forsigtighed for at bevare originalens integritet. Transkriptionister er også nødt til at holde deres hænder rene og kan have handsker under håndtering af materialet. Digitalisering gennem transkription af dokumenter kan gøre historiske poster mere tilgængelige for forskere og offentligheden; en facilitet kunne f.eks. uploade historiske breve til sit websted for alle med interesse i at læse.
Offentlige papirer kan underkastes dokumenttranskription. Dette kan omfatte historiske poster som gamle folketællingsdata samt nyere dokumenter, der ikke er tilgængelige i en digitaliseret form. Det kan være nødvendigt at bruge en certificeret transkriptionist på grund af informationens følsomhed for at sikre, at dokumenter ikke ændres, når de indtastes i digital form. Mennesker, der planlægger at bruge digitaliserede dokumenter fra deres hjemland til aktiviteter som statsborgerskabsansøgninger, ønsker måske at spørge en embedsmand om eventuelle skridt, der skal tages for at validere dokumenttranskriptionen.