Wat is documenttranscriptie?
Documenttranscriptie converteert papieren documenten naar een bewerkbaar digitaal formaat. Dit kan worden gedaan voor leesbaarheid, conversie naar digitale bestanden of een aantal andere redenen. Bedrijven zijn beschikbaar om deze taak tegen betaling uit te voeren, of bedrijven kunnen hun transcriptiebehoeften intern afhandelen. Voor bepaalde soorten documenten kan speciale verwerking vereist zijn tijdens het conversieproces vanwege de gevoelige aard of leeftijd van een document. In deze situaties kan het nodig zijn om een speciale service te gebruiken.
Dit proces kan op verschillende manieren worden uitgevoerd. Sommige bedrijven scannen documenten en gebruiken een programma om de afgedrukte informatie om te zetten in een bewerkbaar digitaal formulier. Een technicus beoordeelt de machinetranscriptie om eventuele fouten te corrigeren. Deze kunnen karakterwisselingen of vervangingen, verschoven velden en andere problemen die zich kunnen voordoen omvatten. Het computerprogramma kan mogelijk leren van de correcties en dit toepassen op toekomstige documenttranscriptietaken om het foutenpercentage te verlagen.
Een andere optie is handmatige transcriptie, waarbij een typiste werkt vanuit het originele document of een hoogwaardige fax om een nieuwe digitale kopie te genereren. Dit kan nodig zijn wanneer documenten krap of ongebruikelijk handschrift bevatten waar een computer problemen mee kan hebben, of speciale tekens die niet vaak worden gebruikt. Historische documenten in het Engels kunnen bijvoorbeeld verschillende tekens bevatten die niet in het moderne Engels worden gebruikt en die door een computer moeilijk kunnen worden geïnterpreteerd.
Historische documenten kunnen speciale zorg vereisen omdat transcribenten schade aan het origineel willen voorkomen. Scannen en soortgelijke activiteiten kunnen papier blootstellen aan ultraviolet licht en moeten voorzichtig worden uitgevoerd om de integriteit van het origineel te behouden. Transcriptionists moeten ook hun handen schoon houden en kunnen handschoenen dragen tijdens het hanteren van het materiaal. Digitalisering door documenttranscriptie kan historische gegevens toegankelijker maken voor onderzoekers en het grote publiek; een faciliteit zou bijvoorbeeld historische brieven kunnen uploaden naar zijn website voor iedereen die interesse heeft om te bladeren.
Overheidspapieren kunnen worden onderworpen aan documenttranscriptie. Dit kunnen historische records zijn, zoals oude volkstellingen en nieuwere documenten die niet in gedigitaliseerde vorm beschikbaar zijn. Het kan nodig zijn om een gecertificeerde transcriptionist te gebruiken vanwege de gevoeligheid van de informatie, om ervoor te zorgen dat documenten niet worden gewijzigd wanneer ze in digitale vorm worden ingevoerd. Mensen die van plan zijn om gedigitaliseerde documenten uit hun thuisland te gebruiken voor activiteiten zoals burgerschapstoepassingen, kunnen een overheidsfunctionaris vragen naar de stappen die moeten worden genomen om de transcriptie van het document te valideren.