Co to jest transkrypcja dokumentu?

Transkrypcja dokumentów konwertuje dokumenty papierowe na edytowalny format cyfrowy. Można to zrobić w celu zapewnienia czytelności, konwersji do plików cyfrowych lub z wielu innych powodów. Firmy są dostępne do wykonania tego zadania za opłatą lub firmy mogą wewnętrznie obsłużyć swoje potrzeby w zakresie transkrypcji. W przypadku niektórych rodzajów dokumentów może być wymagana specjalna obsługa w procesie konwersji ze względu na delikatny charakter lub wiek dokumentu. W takich sytuacjach może być konieczne skorzystanie z usługi specjalistycznej.

Proces ten można wykonać na kilka sposobów. Niektóre firmy skanują dokumenty i używają programu do konwersji drukowanych informacji na edytowalną formę cyfrową. Technik sprawdza transkrypcję maszyny, aby poprawić wszelkie błędy. Mogą to być zamiana lub zamiana postaci, przesunięte pola i inne problemy, które mogą się pojawić. Program komputerowy może uczyć się na podstawie poprawek i zastosować to do przyszłych zadań transkrypcji dokumentów w celu zmniejszenia wskaźnika błędów.

Inną opcją jest transkrypcja ręczna, w której maszynistka pracuje z oryginalnego dokumentu lub wysokiej jakości faksymile, aby wygenerować świeżą cyfrową kopię. Może to być konieczne, gdy dokumenty zawierają ciasne lub nietypowe pismo ręczne, z którym komputer może mieć problemy, lub znaki specjalne, które nie są powszechnie używane. Na przykład dokumenty historyczne w języku angielskim mogą zawierać kilka znaków nieużywanych we współczesnym języku angielskim, których interpretacja przez komputer byłaby trudna.

Dokumenty historyczne mogą wymagać szczególnej uwagi, ponieważ osoby dokonujące transkrypcji chcą uniknąć uszkodzenia oryginału. Skanowanie i podobne czynności mogą wystawiać papier na działanie promieni ultrafioletowych i muszą być wykonywane ostrożnie, aby zachować integralność oryginału. Transkrybenci muszą również utrzymywać ręce w czystości i mogą nosić rękawiczki podczas przenoszenia materiału. Digitalizacja poprzez transkrypcję dokumentów może uczynić zapisy historyczne bardziej dostępnymi dla badaczy i ogółu społeczeństwa; obiekt mógłby na przykład przesłać historyczne listy do swojej witryny internetowej dla każdego, kto chciałby je przejrzeć.

Dokumenty rządowe mogą podlegać transkrypcji dokumentów. Może to obejmować zapisy historyczne, takie jak stare dane ze spisu powszechnego, a także nowsze dokumenty, które nie są dostępne w postaci cyfrowej. Może być konieczne użycie certyfikowanego transkrypcjonisty ze względu na wrażliwość informacji, aby zapewnić, że dokumenty nie zostaną zmienione, gdy zostaną wprowadzone w formie cyfrowej. Osoby, które planują używać zdigitalizowanych dokumentów ze swojego kraju ojczystego do takich działań, jak składanie wniosków o obywatelstwo, mogą zapytać urzędnika państwowego o wszelkie kroki, które należy podjąć w celu potwierdzenia transkrypcji dokumentów.