Vad är dokumenttranskription?

Dokumenttranskription konverterar pappersdokument till ett redigerbart digitalt format. Detta kan göras av läsbarhet, konvertering till digitala filer eller av många andra skäl. Företag finns tillgängliga för att utföra denna uppgift mot en avgift, eller så kan företag hantera sina transkriptionsbehov internt. För vissa typer av dokument kan specialhantering krävas i konverteringsprocessen på grund av ett dokuments känsliga art eller ålder. I dessa situationer kan det vara nödvändigt att använda en specialtjänst.

Denna process kan göras på flera sätt. Vissa företag skannar dokument och använder ett program för att konvertera den tryckta informationen till en redigerbar digital form. En tekniker granskar maskintranskriptionen för att korrigera eventuella fel. Dessa kan inkludera teckenbyten eller ersättningar, skiftade fält och andra problem som kan uppstå. Dataprogrammet kanske kan lära sig av korrigeringarna och tillämpa detta på framtida dokumenttranskriptionsuppgifter för att minska felhastigheten.

Ett annat alternativ är manuell transkription, där en typist arbetar från originaldokumentet eller en fax av hög kvalitet för att skapa en ny digital kopia. Detta kan vara nödvändigt när dokument innehåller trånga eller ovanliga handskrifter som en dator kan ha problem med eller specialtecken som inte ofta används. Historiska dokument på engelska, till exempel, kan innehålla flera tecken som inte används på modern engelska som en dator skulle ha svårt att tolka.

Historiska dokument kan kräva särskild försiktighet eftersom transkriptionerna vill undvika skador på originalet. Skanning och liknande aktiviteter kan utsätta papper för ultraviolett ljus och måste utföras med försiktighet för att bevara originalets integritet. Transkriptionister måste också hålla händerna rena och kan bära handskar när de hanterar materialet. Digitalisering genom transkription av dokument kan göra historiska register mer tillgängliga för forskare och allmänheten; en anläggning kan till exempel ladda upp historiska brev till sin webbplats för alla som har intresse av att granska.

Regeringens pappersarbete kan underkastas transkription av dokument. Detta kan inkludera historiska poster som gamla folkräkningsdata samt nyare dokument som inte finns tillgängliga i en digitaliserad form. Det kan vara nödvändigt att använda en certifierad transkription på grund av informationens känslighet, för att säkerställa att dokument inte ändras när de matas in i digital form. Personer som planerar att använda digitaliserade dokument från sitt hemland för aktiviteter som medborgaransökningar kanske vill fråga en statlig tjänsteman om alla åtgärder som måste vidtas för att bekräfta transkriptionen av dokument.