Co je přepis dokumentů?
Přepis dokumentů převádí papírové dokumenty do upravitelného digitálního formátu. To lze provést z důvodu čitelnosti, převodu na digitální soubory nebo z mnoha jiných důvodů. Firmy jsou k dispozici za účelem provedení tohoto úkolu za poplatek, nebo společnosti mohou interně řešit své potřeby přepisu. U některých druhů dokumentů může být v procesu převodu vyžadováno zvláštní zacházení z důvodu citlivé povahy nebo věku dokumentu. V těchto situacích může být nutné použít speciální službu.
Tento proces lze provést několika způsoby. Některé společnosti skenují dokumenty a pomocí programu převádějí tištěné informace do editovatelné digitální podoby. Technik zkontroluje přepis stroje a opraví případné chyby. Mohou zahrnovat znakové swapy nebo substituce, posunutá pole a další problémy, které mohou nastat. Počítačový program může být schopen poučit se z oprav a použít je pro budoucí úkoly přepisování dokumentů, aby se snížila míra chyb.
Další možností je ruční přepis, kdy pisatel pracuje na vytvoření nové digitální kopie z původního dokumentu nebo z vysoce kvalitního faxu. To může být nezbytné, pokud dokumenty zahrnují stísněné nebo neobvyklé rukopisy, s nimiž by počítač mohl mít potíže, nebo speciální znaky, které se běžně nepoužívají. Historické dokumenty v angličtině mohou například obsahovat několik znaků nepoužívaných v moderní angličtině, které by počítač měl při interpretaci obtížné.
Historické dokumenty mohou vyžadovat zvláštní péči, protože přepisovatelé chtějí zabránit poškození originálu. Skenování a podobné činnosti mohou vystavovat papíry ultrafialovému světlu a je nutné je provádět opatrně, aby byla zachována celistvost originálu. Transcriptionisté také musí udržovat ruce v čistotě a mohou při manipulaci s materiálem nosit rukavice. Digitalizace prostřednictvím přepisu dokumentů může zpřístupnit historické záznamy výzkumným pracovníkům a široké veřejnosti; zařízení by například mohlo na své webové stránky nahrávat historická písmena pro kohokoli, kdo má zájem si je prohlédnout.
Vládní papírování může být podrobeno přepisu dokumentů. To může zahrnovat historické záznamy, jako jsou staré údaje ze sčítání lidu, a novější dokumenty, které nejsou k dispozici v digitalizované podobě. Může být nezbytné použít certifikovaného transkripčního agenta z důvodu citlivosti informací, aby se zajistilo, že se dokumenty nezmění, když jsou zadávány v digitální podobě. Lidé, kteří plánují používat digitalizované dokumenty ze své domovské země k činnostem, jako jsou žádosti o občanství, možná budou chtít požádat vládního úředníka o jakékoli kroky, které je třeba učinit pro ověření přepisu dokumentu.