Was ist Dokumententranskription?
Die Dokumententranskription konvertiert Papierdokumente in ein bearbeitbares digitales Format. Dies kann aus Gründen der Lesbarkeit, der Konvertierung in digitale Dateien oder aus verschiedenen anderen Gründen erfolgen. Unternehmen können diese Aufgabe gegen eine Gebühr ausführen, oder Unternehmen können ihre Transkriptionsanforderungen intern bearbeiten. Für bestimmte Arten von Dokumenten kann aufgrund der Sensibilität oder des Alters eines Dokuments eine besondere Behandlung beim Konvertierungsprozess erforderlich sein. In diesen Situationen kann es erforderlich sein, einen Spezialdienst in Anspruch zu nehmen.
Dieser Vorgang kann auf verschiedene Arten durchgeführt werden. Einige Unternehmen scannen Dokumente und wandeln die gedruckten Informationen mit einem Programm in eine bearbeitbare digitale Form um. Ein Techniker überprüft die Maschinentranskription, um etwaige Fehler zu korrigieren. Dies können Zeichenaustausch oder -ersetzung, verschobene Felder und andere Probleme sein, die auftreten können. Das Computerprogramm kann möglicherweise aus den Korrekturen lernen und diese auf zukünftige Dokumenttranskriptionsaufgaben anwenden, um die Fehlerrate zu verringern.
Eine weitere Option ist die manuelle Transkription, bei der ein Schreibkraft anhand des Originaldokuments oder eines hochwertigen Faksimiles arbeitet, um eine neue digitale Kopie zu erstellen. Dies kann erforderlich sein, wenn Dokumente über eine enge oder ungewöhnliche Handschrift verfügen, mit der ein Computer möglicherweise Probleme hat, oder wenn Sonderzeichen verwendet werden, die normalerweise nicht verwendet werden. Beispielsweise können historische Dokumente in Englisch mehrere Zeichen enthalten, die im modernen Englisch nicht verwendet werden und die ein Computer nur schwer interpretieren kann.
Historische Dokumente können besondere Sorgfalt erfordern, da Transkriptoren Schäden am Original vermeiden möchten. Scannen und ähnliche Aktivitäten können dazu führen, dass Papier ultraviolettem Licht ausgesetzt wird, und müssen mit Vorsicht durchgeführt werden, um die Integrität des Originals zu erhalten. Schreibkräfte müssen außerdem ihre Hände sauber halten und können beim Umgang mit dem Material Handschuhe tragen. Die Digitalisierung durch Transkription von Dokumenten kann den Forschern und der Öffentlichkeit den Zugang zu historischen Aufzeichnungen erleichtern. Eine Einrichtung könnte zum Beispiel historische Briefe für jeden, der Interesse hat, auf ihre Website hochladen.
Regierungsdokumente können einer Transkription unterzogen werden. Dies kann historische Aufzeichnungen wie alte Volkszählungsdaten sowie neuere Dokumente umfassen, die nicht in digitalisierter Form verfügbar sind. Aufgrund der Vertraulichkeit der Informationen kann es erforderlich sein, einen zertifizierten Schreibkraft zu beauftragen, um sicherzustellen, dass Dokumente bei der Eingabe in digitaler Form nicht verändert werden. Personen, die digitalisierte Dokumente aus ihrem Heimatland für Aktivitäten wie Staatsbürgerschaftsanträge verwenden möchten, möchten möglicherweise einen Regierungsbeamten nach Schritten fragen, die zur Validierung der Dokumententranskription erforderlich sind.