Hva er dokumenttranskripsjon?

Dokumenttranskripsjon konverterer papirdokumenter til et redigerbart digitalt format. Dette kan gjøres av lesbarhet, konvertering til digitale filer eller av en rekke andre årsaker. Bedrifter er tilgjengelige for å utføre denne oppgaven mot en avgift, eller selskaper kan håndtere transkripsjonsbehovet internt. For visse typer dokumenter kan det kreves spesiell håndtering i konverteringsprosessen på grunn av et dokuments sensitive art eller alder. I disse situasjonene kan det være nødvendig å bruke en spesialitetstjeneste.

Denne prosessen kan gjøres på flere måter. Noen selskaper skanner dokumenter og bruker et program for å konvertere den trykte informasjonen til en redigerbar digital form. En tekniker vurderer transkripsjonen av maskinen for å rette opp eventuelle feil. Disse kan inkludere karakterbytter eller utskiftninger, skiftede felt og andre problemer som kan oppstå. Dataprogrammet kan kanskje lære av korreksjonene og bruke dette på fremtidige dokumenttranskripsjonsoppgaver for å redusere feilraten.

Et annet alternativ er manuell transkripsjon, der en maskinskriver jobber fra originaldokumentet eller en faksimil av høy kvalitet for å generere en fersk digital kopi. Dette kan være nødvendig når dokumenter inkluderer trangt eller uvanlig håndskrift som en datamaskin kan ha problemer med, eller spesialtegn som ikke brukes ofte. Historiske dokumenter på engelsk, for eksempel, kan inneholde flere tegn som ikke er brukt i moderne engelsk som en datamaskin vil ha vanskeligheter med å tolke.

Historiske dokumenter kan kreve spesiell aktsomhet fordi transkriberere ønsker å unngå skade på originalen. Skanning og lignende aktiviteter kan utsette papirer for ultrafiolett lys, og må utføres med forsiktighet for å bevare originalens integritet. Transkripsjonister må også holde hendene rene og kan bruke hansker mens de håndterer materialet. Digitalisering gjennom dokumenttranskripsjon kan gjøre historiske poster mer tilgjengelige for forskere og allmennheten. et anlegg kan for eksempel laste opp historiske brev til nettstedet for alle som har interesse av å lese.

Offentlige papirer kan bli utsatt for dokumenttranskripsjon. Dette kan omfatte historiske poster som gamle folketellingen, samt nyere dokumenter som ikke er tilgjengelige i digitalisert form. Det kan være nødvendig å bruke en sertifisert transkripsjonist på grunn av informasjonens følsomhet, for å sikre at dokumenter ikke endres når de legges inn i digital form. Personer som planlegger å bruke digitaliserte dokumenter fra hjemlandet til aktiviteter som statsborgerskapsapplikasjoner, kan være lurt å spørre en myndighet om eventuelle tiltak som må tas for å validere transkripsjonen av dokumentet.