Qu'est-ce que la gestion de contenu d'entreprise?
La gestion de contenu d'entreprise est un produit logiciel qui gère les documents écrits. Ce type de logiciel se trouve le plus souvent dans les grandes entreprises ou institutions. La nécessité de ce type de logiciel est née de l'utilisation de programmes de traitement de texte pour développer le contenu et de la nécessité de gérer ce processus avec un grand nombre d'éditeurs et de contributeurs.
Il existe deux catégories de solutions de gestion de contenu d'entreprise: la gestion de contenu de site Web et la gestion de contenu de processus métier. Les deux classes fournissent un ensemble standard de fonctionnalités conçues pour améliorer la gestion des documents, l'édition, la gestion des versions et les approbations. La mise en œuvre réelle de ces concepts diffère entre les deux options. Cela a un impact sur la transparence et le processus métier requis pour utiliser ces systèmes.
Dans un système de gestion de contenu d'entreprise de site Web, le résultat du flux de travail est publié sur le site Web de la société. Tous les documents, brouillons et versions sont stockés et gérés sur un serveur Web. Pour accéder à ce système, les utilisateurs accèdent à Internet et accèdent au site Web de l'entreprise. Ils entrent un nom d'utilisateur et un mot de passe pour afficher le contenu qu'ils sont responsables de la création, de la modification et de l'approbation.
Chaque document qui sera publié sur le site Web doit être créé dans ce système. Le rédacteur de l'article le soumet ensuite à l'équipe pour édition. Différents utilisateurs peuvent accéder au document, modifier et enregistrer leurs modifications. Le logiciel suit les modifications apportées par chaque personne et conserve les versions dans le bon ordre.
À la fin du processus d'édition, le document est soumis à l'approbateur pour examen. L'approbateur examine la version préliminaire finale et peut voir toutes les modifications et modifications apportées et par qui. Une fois approuvé, le document est publié sur le site Web.
Le système de gestion de contenu d'entreprise de processus métier est configuré sur un serveur de documents en réseau et est situé derrière le pare-feu de l'entreprise. L'accès est accordé en fonction de votre position et de votre niveau de responsabilité. Dans cet environnement, les documents sont tous stockés dans un logiciel de traitement de texte, ce qui permet aux utilisateurs d’utiliser facilement les outils existants pour répondre aux exigences.
Les documents peuvent être basés sur des modèles ou des formulaires et sont stockés dans un référentiel partagé. Les utilisateurs accèdent aux modèles et les mettent à jour au besoin. Une fois l'opération terminée, les documents sont publiés dans le répertoire partagé et une notification est envoyée à la personne suivante du processus technique. Ils révisent et modifient le document selon les besoins. Une fois terminé, le document est approuvé et aucune autre modification ne peut être apportée.