Vad är Enterprise Content Management?

Enterprise content management är en mjukvaruprodukt som hanterar skriftliga dokument. Denna typ av programvara finns oftast i stora företag eller institutioner. Kravet på denna typ av programvara växte från användningen av ordbehandlingsprogram för att utveckla innehåll och behovet av att hantera denna process med ett stort antal redaktörer och bidragsgivare.

Det finns två klasser av lösningar för företagets innehållshantering: innehållshantering på webbplatsen och innehållshantering av affärsprocesser. Båda klasserna har en standarduppsättning funktioner och funktionalitet utformad för att förbättra hanteringen av dokument, redigering, versionering och godkännanden. Det faktiska genomförandet av dessa koncept skiljer sig mellan de två alternativen. Detta påverkar insynen och affärsprocessen som krävs för att använda dessa system.

I ett webbplatshanteringssystem för innehållsföretag publiceras resultatet av arbetsflödet på företagets webbplats. Alla dokument, utkast och versioner lagras och underhålls på en webbserver. För att få åtkomst till detta system, kommer användare att gå in på Internet och komma åt företagets webbplats. De anger ett användarnamn och lösenord för att se innehållet de ansvarar för att skapa, redigera och godkänna.

Varje dokument som kommer att publiceras på webbplatsen måste skapas i det här systemet. Artikelförfattaren skickar sedan in det till teamet för redigering. Olika användare kan komma åt dokumentet, redigera och spara sina ändringar. Programvaran spårar de ändringar som gjorts av varje person och håller versionerna i rätt ordning.

I slutet av redigeringsprocessen skickas dokumentet till godkännaren för granskning. Godkännaren granskar det slutliga utkastet och kan se alla redigeringar och ändringar som gjorts och av vem. Efter godkännande publiceras dokumentet på webbplatsen.

Företagsprocessens företagshanteringssystem är konfigurerat på en nätverksdokumentserver och ligger bakom företagets brandvägg. Tillgång beviljas baserat på din position och ansvarsnivå. I denna miljö lagras dokumenten alla i ordbehandlingsprogramvara, vilket gör det möjligt för användare att enkelt använda befintliga verktyg för att uppfylla kraven.

Dokumenten kan vara mall- eller formulärbaserade och lagras i ett delat arkiv. Användare öppnar mallarna och uppdaterar dem efter behov. Efter avslutad skickas dokumenten till den delade katalogen och ett meddelande skickas till nästa person i affärsprocessen. De granskar och redigerar dokumentet vid behov. Efter avslutad godkännande av dokumentet och inga ytterligare ändringar kan göras.