Wat is Enterprise Content Management?
Enterprise content management is een softwareproduct dat geschreven documenten beheert. Dit type software wordt meestal aangetroffen in grote bedrijven of instellingen. De behoefte aan dit soort software groeide door het gebruik van tekstverwerkingsprogramma's om inhoud te ontwikkelen en de noodzaak om dit proces te beheren met een groot aantal editors en bijdragers.
Er zijn twee klassen enterprise content management-oplossingen: website content management en business process content management. Beide klassen bieden een standaardset met functies en functionaliteit die is ontworpen om het beheer van documenten, bewerking, versiebeheer en goedkeuringen te verbeteren. De daadwerkelijke implementatie van deze concepten verschilt tussen de twee opties. Dit heeft invloed op de transparantie en het bedrijfsproces dat nodig is om deze systemen te gebruiken.
In een content management systeem van een website onderneming wordt het resultaat van de workflow gepubliceerd op de website van het bedrijf. Alle documenten, concepten en versies worden opgeslagen en onderhouden op een webserver. Om toegang tot dit systeem te krijgen, gaan gebruikers op internet en bezoeken de website van het bedrijf. Ze voeren een gebruikersnaam en wachtwoord in om de inhoud te bekijken die zij moeten maken, bewerken en goedkeuren.
Elk document dat op de website wordt gepubliceerd, moet in dit systeem worden gemaakt. De schrijver van het artikel verzendt het vervolgens naar het team voor bewerking. Verschillende gebruikers hebben toegang tot het document, kunnen hun wijzigingen bewerken en opslaan. De software volgt de wijzigingen die door elke persoon zijn aangebracht en houdt de versies in de juiste volgorde.
Aan het einde van het bewerkingsproces wordt het document ter beoordeling voorgelegd aan de goedkeurder. De goedkeurder beoordeelt de definitieve conceptversie en kan alle bewerkingen en wijzigingen zien die door wie zijn aangebracht. Na goedkeuring wordt het document gepubliceerd op de website.
Het enterprise content management systeem van het bedrijfsproces is opgezet op een netwerk-document server en bevindt zich achter de bedrijfsfirewall. Toegang wordt verleend op basis van uw positie en verantwoordelijkheidsniveau. In deze omgeving worden alle documenten opgeslagen in tekstverwerkingssoftware, zodat gebruikers eenvoudig bestaande tools kunnen gebruiken om aan de vereisten te voldoen.
De documenten kunnen op sjablonen of formulieren zijn gebaseerd en worden opgeslagen in een gedeelde repository. Gebruikers hebben toegang tot de sjablonen en werken deze indien nodig bij. Na voltooiing worden de documenten in de gedeelde map geplaatst en wordt een melding verzonden naar de volgende persoon in het bedrijfsproces. Ze controleren en bewerken het document indien nodig. Na voltooiing is het document goedgekeurd en kunnen er geen verdere wijzigingen worden aangebracht.