Co je Enterprise Content Management?

Správa podnikového obsahu je softwarový produkt, který spravuje písemné dokumenty. Tento typ softwaru se nejčastěji vyskytuje ve velkých korporacích nebo institucích. Požadavek na tento typ softwaru vzrostl z používání programů pro zpracování textu pro vývoj obsahu a z potřeby řídit tento proces s velkým počtem editorů a přispěvatelů.

Existují dvě třídy řešení pro správu podnikového obsahu: správa obsahu webových stránek a správa obsahu obchodních procesů. Obě třídy poskytují standardní sadu funkcí a funkcí určených ke zlepšení správy dokumentů, úprav, verzování a schvalování. Skutečná implementace těchto konceptů se mezi těmito dvěma možnostmi liší. To má dopad na průhlednost a obchodní proces potřebný k používání těchto systémů.

V systému pro správu podnikového obsahu webových stránek je výsledek pracovního postupu zveřejněn na webových stránkách společnosti. Všechny dokumenty, koncepty a verze jsou uloženy a udržovány na webovém serveru. Pro přístup k tomuto systému, uživatelé jdou na internet a přístup na webové stránky společnosti. Zadávají uživatelské jméno a heslo pro prohlížení obsahu, za který jsou zodpovědní za vytváření, úpravy a schvalování.

V tomto systému musí být vytvořen každý dokument, který bude zveřejněn na webu. Autor článku poté odešle týmu k úpravám. Různí uživatelé mohou k dokumentu přistupovat, upravovat a ukládat své změny. Software sleduje změny provedené každou osobou a udržuje verze ve správném pořadí.

Na konci editačního procesu je dokument předložen schvalovateli ke kontrole. Schvalovatel zkontroluje konečnou verzi návrhu a je schopen vidět všechny provedené úpravy a změny a kdo. Po schválení je dokument zveřejněn na webové stránce.

Systém pro správu podnikového obsahu podnikového procesu je nastaven na síťovém dokumentovém serveru a je umístěn za podnikovým firewallem. Přístup je poskytován na základě vaší pozice a úrovně odpovědnosti. V tomto prostředí jsou všechny dokumenty uloženy v softwaru pro zpracování textu, což uživatelům umožňuje snadno využít stávající nástroje k splnění požadavků.

Dokumenty mohou být založeny na šablonách nebo formulářích a jsou uloženy ve sdíleném úložišti. Uživatelé přistupují k šablonám a podle potřeby je aktualizují. Po dokončení jsou dokumenty zaúčtovány do sdíleného adresáře a další osoba je v obchodním procesu zaslána oznámení. Dokument zkontrolují a upraví podle potřeby. Po dokončení je dokument schválen a nelze provádět žádné další změny.