Hva er Enterprise Content Management?

Enterprise content management er et programvareprodukt som administrerer skriftlige dokumenter. Denne typen programvare finnes ofte i store selskaper eller institusjoner. Kravet til denne typen programvare vokste fra bruk av tekstbehandlingsprogrammer for å utvikle innhold og behovet for å administrere denne prosessen med et stort antall redaktører og bidragsytere.

Det er to klasser av løsninger for bedriftsinnholdsstyring: innholdsstyring på nettstedet og innholdsstyring i forretningsprosesser. Begge klasser har et standard sett med funksjoner og funksjonalitet designet for å forbedre administrasjonen av dokumenter, redigering, versjon og godkjenninger. Selve implementeringen av disse konseptene skiller seg mellom de to alternativene. Dette har innvirkning på åpenheten og forretningsprosessen som kreves for å bruke disse systemene.

I et innholdsstyringssystem for bedrifter på et nettsted blir resultatet av arbeidsflyten publisert på selskapets nettsted. Alle dokumenter, utkast og versjoner lagres og vedlikeholdes på en webserver. For å få tilgang til dette systemet, går brukere på Internett og får tilgang til selskapets nettsted. De skriver inn et brukernavn og passord for å se innholdet de er ansvarlige for å lage, redigere og godkjenne.

Hvert dokument som skal publiseres på nettstedet, må opprettes i dette systemet. Artikkelforfatteren sender den deretter inn til teamet for redigering. Ulike brukere kan få tilgang til dokumentet, redigere og lagre endringene. Programvaren sporer endringene gjort av hver person og holder versjonene i riktig rekkefølge.

På slutten av redigeringsprosessen blir dokumentet sendt til godkjenneren for gjennomgang. Godkjenneren gjennomgår det endelige utkastet og kan se alle endringene og endringene som er gjort og av hvem. Ved godkjenning blir dokumentet publisert på nettstedet.

Forretningsprosess enterprise content management system er satt opp på en nettverksbasert dokumentserver og ligger bak bedriftens brannmur. Tilgang gis basert på din posisjon og ditt ansvarsnivå. I dette miljøet er dokumentene alle lagret i tekstbehandlingsprogramvare, slik at brukerne enkelt kan bruke eksisterende verktøy for å oppfylle kravene.

Dokumentene kan være mal- eller skjemabaserte og lagres i et delt depot. Brukere får tilgang til malene og oppdaterer dem etter behov. Ved ferdigstillelse blir dokumentene lagt ut i den delte katalogen, og en varsel blir sendt til neste person i forretningsprosessen. De gjennomgår og redigerer dokumentet etter behov. Ved ferdigstillelse blir dokumentet godkjent og ingen ytterligere endringer kan gjøres.